Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第103部分
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一步的修改，此时你可以使用箭头键移动选择图表元素。
三、自动更新的智能图表
很多情况下，我们制作了一个图表后，经常需要向图表添加新的数据点。更新一个图表的
引用数据范围并不难，我们只要使用一些特殊技巧就可以创建一个在你对工作表增加或删除数
据点时会自动更新的智能图表。
下面的实例介绍了如何创建自动更新图表的具体方法：
1。创建如图 1 所示的图表。
2。选择―插入‖/―名称‖/―定义‖，出现―定义名称‖对话框。在―当前工作簿中的名称‖栏中输入
―月份‖，在―引用位置‖栏内输入公式=OFFSET（sheet1！A2；0；0；COUNTA（sheet1！A：A）…1）‖，
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单击―添加‖ 。再在―当前工作簿中的名称‖栏中输入―贷款‖，在―引用位置‖栏内输入公式
―=OFFSET（sheet1！B2；0；0；COUNTA（sheet1！B：B）…1‖单击―添加‖ 。然后单击―确定‖按钮，关
闭―定义名称‖对话框。
3。激活图表，并选择数据系列。你可以看到，在本例编辑栏中的公式为
―=SERIES（Sheet1！B1；Sheet1！A2：A7；Sheet1！B2：B7；1）‖ 。现在修改此公式为
―=SERIES（Sheet1！月份；Sheet1！贷款，1）‖，即用已定义的名称取代单元格区域引用。这样，自
动更新的智能图表就制作好了。以后，当你在 A 列和 B 列增加或删除数据时图表会自动更新。
几点说明：
●OFFSET 函数指定第一个数据点（A2 单元格） 以及应用COUNTA 函数读取列中的数据点。
因为A 列在第一行有标题，公式中减去 1。
●每个数据系列都有一个相关连的 SERIES 公式，当你在图中选择数据系列时它就会出现
在编辑栏中。SERIES 公式由 4 个变量的 SERIES 函数组成，你可以直接在 SERIES 公式中编
辑所指定的数据范围，甚至可以直接输入一个新的 SERIES 公式。要注意的是，SERIES 函数
使用的是绝对单元格地址，要改变数据系列使用的数据，就得在编辑栏公式中使用绝对单元格
地址。
四、有用而危险的技巧
选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发
现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你
要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。但要注意的是，这种方法在大多数情况
下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。
五、断开图与数据联系的―死‖ 图
我们知道，图表中的数据系列是与存储在工作表的数据相联系的。当然，你也可以断开这
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种联系，使得数据系列不再依赖工作表中的数据。具体方法为：选择图表中的数据系列，激活
编辑栏，按 F9 键，再按回车键即可。这样就把该数据系列的区域引用公式转变为包含工作表
数据的数组，从而断开了图与数据的联系。如果你断开图中所有数据系列的联系，你的图就变
成了一个不依赖工作表中数据的―死‖ 图。
六、美化你的数据表
我们知道，图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话（ 比如其
格式化不是很方便） ，你可以粘贴链接图片到图表来代替数据表。下面的技巧很有用，特别是
将单元格区域复制成图片的方法也许对你有所帮助。创建好图表，并将数据表使用的单元格区
域按你的需要进行格式化。选定需要的单元格区域，按住 Shift 键，选择―编辑‖菜单中的―复制
图片‖命令，出现一个―复制图片‖对话框，单击―确定‖接受默认选项。这样，选定的单元格区
域就作为一个图片复制到剪贴板中了。激活图表，将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时，所粘
贴的是一幅图，还不是链接的表，还需要你选择粘贴的图片，在编辑栏输入链接的单元格区域
（或直接用鼠标选择） 。图2 中我们给出了一个示例，图中链接的公式为―=sheet1A1：F3‖ 。这样，
粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片，对于工作表中单元格区域 A1：F3 中的任何
改变，都会直接反映在图表链接的图片中。怎么样，这样的数据表不错吧！
请评委亮分
的比赛紧张进行，台下负责统分的众多工作人员则忙得不可开交，手中的计算器按个不停，即
使这样，还非常容易出错。其实我们只要利用 Excel
2000 中的RANK 函数和MAX 、MIN 函数就可使这项工作变得非常轻松。
如图（ 图） ，利用Excel 2000 制作一空白评分表，将参赛选手的情况预先录入，设置
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好页面。
2。按照制定好的评分规则设计计算公式。在这里，我们假设此次大奖赛的评委为 10
名，评分规则为 10 名评委的评分中去掉一个最高分，去掉一个最低分，得出参赛选手的总得
分，然后除以 8，得出参赛选手的最后得分，根据参赛选手的最后得分由高到低来计算名次。
（1）单击 N4 单元格，录入公式 SUM（D4：M4）…MAX（D4：M4）…MIN（D4：M4） 。该公式的含
义是先计算出全部 10 个评委的总评分（SUM（D4：M4）），然后减去 10 个评委中的最高分
（MAX（D4：M4））和最低分（MIN（D4：M4）） 。
单击 O4 单元格，录入公式 N4/8 ，计算选手的最后得分。
（3）单击 P4 单元格，录入公式 RANK（O4；OS4：OS8） 。该公式的含义是根据各位选手的
最后得分来由高到低计算名次。在这里我们用到关键函数为 RANK 函数，该函数的作用是返
回一个数值在一组数值中的排位。它的语法为：RANK（number；ref；order）
为需要找到排位的数字。
为包含一组数字的数组或引用。Ref 中的非数值型参数将被忽略。
Order 为一数字，指明排位的方式。如果 order 为 0 或省略，Excel 将 ref 当作按降
序排列的数据清单进行排位。如果 order
不为零，Excel 将 ref 当作按升序排列的数据清单进行排位。
最后使用自动填充柄在 N 、O、P 列按需要填充。
名下录入他们的打分，各位选手的得分情况和名次就
自动计算出来，当比赛结束时，我们只要在P 列使用自动排序功能，所有选手的名次就全部
排好了，非常方便。
让 Excel2000 自己操作
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一、自动打开文件
在 Excel 2000 中有一个名叫XLSTRAT 的文件夹，默认位置为：C：Program
FilesOfficeoffice，它是专门用来存放需要自动打开的文件的，所以我们只要将要自动打
开的 Excel 文件复制到该文件夹下，你每次打开 Excel
2000 就会自动运行 XLSTRAT 文件夹中的文件，即自动将该文件打开，这样你就可以省下
―打开文件‖这一步了。
XLSTRAT 文件夹下，而将这些文件存放在某个专
门的文件夹中，如我的文档下。但存在这些文件夹下的文件不能自动打开，所以我们只能将这
个文件夹设置为―替补启动目录‖，才能使该文件夹下的文件自动打开。具体方法如下：
Excel 文件，再执行―工具/选项‖命令，打开―选项‖对话框，选择
―常规‖选项卡，然后在―替换启动目录‖框内输入这个文件所在的目录，接着再单击―确定‖就可
以将该文件自动打开了。
二、自动保存文件
大家一定会对 Word
2000 中的文件自动保存功能大加赞美，因为在使用过程中它会给我们带来许多方便，如突
然断电时可以恢复一些。其实 Excel2000 也有这个功能，只不过大家要跟我一起来实现它。
加载宏
（应
该是最后一项）设置为选中状态，单击―确定‖退出。经过上述操作后你只要点击一下―工具‖菜
单，里面就出现了― 自动保存‖项，而且这一项为勾选状态，表明正在执行中。
设定自动保存时间
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存时间间隔为 10 分钟，大家可以根据自己的需要作相应的设置，如笔者把这个时间设置成 5
分钟一次。如果选中其中的―保存前提示‖项，则在每次自动保存之前会提示用户确认，设置完
成后单击―确定‖即可。
让 Excel 与 IE 携手──在 Web 上发布你的 Excel 数据
随着信息化建设的发展，越来越多的单位拥有了办公网络。而如何将数据发布到网上，
并供用户浏览和分析和查询呢？许多单位利用很多编程工具来编写适当的程序来完成这一工
作。但其实用 Excel 便可以轻松地完成此项工作，并极易以满足简单事务管理对数据库的需要。
一、首先建立 Excel 数据库
数据库是 Excel 的三大功能（表格、图表、数据库）之一，使用这一功能必须建立―数据清单‖ 。
1。数据清单
数据清单是一种特定格式的 Excel 工作表。它将工作表首行的单元格作为列标记（相当于数
据库字段） ，然后在列标记下面的单元格输入数据（相当于字段中的数据） 。
提示：一个完整的数据库，需要包括行列项。
2。建立数据清单的注意事项
数据清单是 Excel 数据库的基础，建立数据清单有一些特殊要求：首先，每个数据清单应
当占用一张工作表，不要在一张表上建立多个数据清单。因为 Excel 的某些数据库管理功能（如
筛选） ，只能对一个数据清单生效。其次，不要在数据清单中放置空白行或列，这会妨碍 Excel
对数据库的检测和操作。最后，数据清单中的数据前后不要输入空格，否则可能导致 Excel
操作数据时出错。
二、保存并发布数据库
当数据全部输入工作表，你就可以将它保存为交互式 Web 页，然后链接到局域网主页。
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1。保存 Web 页
首先打开含有数据库的 Excel 工作簿，单击―文件‖菜单下的―另存为 Web 页‖命令，即可打
开―另存为‖对话框。若要将整个工作簿保存为 Web 页，在―保存位置‖下选择好文件的存储路
径，输入文件名后单击―保存‖按钮即可。
提示：如果你要将当前工作表保存为交互式 Web 页，只需将―重新发布（E）：工作表‖和―添
加交互‖两项选中，按相同方法―保存‖就可以了。
2。设置 Web 页属性
假如你想仔细选择要保存的 Web 页属性，就应当单击上述步骤中的―发布‖按钮，打开―发
布为 Web 页‖对话框图 1。图中―发布内容‖下的―选择‖下拉列表，可以挑选需要保存的对象。― 曾
