Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第108部分
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可以使工作表看起来美观、容易阅读。
增加边框
用户在运用 Excel 制作表格时，如果不自己设置边框线，那么在屏幕上见到的报表样
式，实质上是没有表格线的，所以必须增加数据的边框线或表格线。
A3 单元格，单击该单元，以此为起始点选取增加表格线的活动
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单元格范围，拖动 A3 单元到终点 R36 单元，移动鼠标指针至菜单条，并单击―格式‖选项，在
其下拉菜单选项中选取―单元格‖，单击该选项后，在单元格格式对话框中设置边框线即可。另
外，在选取了设定范围后，也可通过使用―格式工具栏‖上的―边框‖命令按钮或右键弹出式菜单
完成。
我们还可以为数据添加颜色，使某些数据以阴影方式显示出来。选定第 26 行，即从 A26 单元
到 R26 单元，按鼠标右键，在弹出式菜单设置单元格格式，选图案选项，选较淡的图案即可，
然后用格式刷，把这一行的图案设置刷到第 35、36 行。
设置字体
体加粗命令。选
定 A7 单元到 M7 单元，单击格式工具是栏上的―B‖加粗命令按钮即可，然后用格式刷，把一
行的加粗字体设置刷到第 13、19、26 、35、36 等行的相应位置。
美观，易于阅读。选定 F7 单元到 M36 单元，点击格式工具栏上的增加或减少小数为即可。
设置其他格式并准备打印
A4 纸进行打印，可进行页面设置，选择 A4 横向纸，进行打印预览。
我们发现工作表被分成了若干页，这是由于字号及行和列较大造成的。我们应对其适当调整以
便能正好打印 1 页或 2 页，当然有时也需要配合调整页边距。选定 A2 单元到 R37 单元，在格
式工具栏上的字号大小框里输入―9‖，在选住的同时按鼠标右键，在弹出菜单里选―行高‖，在
行高里输入―15‖ 。列的宽窄宜用手工拖动，例如调整C 列宽度，先移动鼠标指针至 C 列和 D
列交界处，并单击之，此时指针改变成一个带双向箭头的指针，点住该处指针不放，向右或向
左拖动即可。
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三、使用工作表
变，变化的只是横向子项多少。我们只要建立好一个工作表后，其它项目的概算汇总表，只是
增加或删除行的问题。由于公式是相对引用，删除行后，工作表里的公式相对变动，不需作任
何改动就可使用。而增加工程子项，插入行后，相应的公式也可随时变动，需增加该项的公式
并修改其所属部分的公式。
备、强电、弱电、其他及建筑技术经济指标里的单位土建造价，概算价值里的土建、每一子项
及每一部分的纵向、横向合计及占总投资的百分比就会自动计算出来，不需人工计算及输入，
可大大减轻我们的工作量，同时，也提高了工作表的正确性。
用 Excel XP 做个语音累加器
在我们的日常办公理财工作中，经常会用到计算器，把大量的数据累计求和。如果数据非
常多的话，很容易出错，并且如果一次没算完的话，还不好保存。为了方便起见，下面就让我
们一起在 Excel
XP 中做个简易的语音累加器，使你累计求和方便又准确。
1。设置语音：既然是做语音累加器，当然要有声音了。单击―工具‖菜单中的―语音‖→―显示
文本到语音‘工具栏‖（这项功能在默认情况下，并没有被安装，如果没有安装的话，Excel
XP 会提示你先进行安装，安装过程非常简单） ，打开―文本到语音‖工具栏之后，选择最后
一个按钮―按回车键开始朗读‖（ 图 1），这时你会听到系统发出的语音提示，从现在开始只要一
按回车键，刚才输入到单元格的内容就会被读出来了。
2。建立表格：在表格的最上面一行输入―我的语音累加器‖或者其他的提示信息，在单元格
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A2 中输入提示文字―输入数据‖，在单元格 C2 中输入―累加结果‖，然后在单元格D2 中输入公
式―=B2＋D2‖，确定后会出现一个提示错误的信息框。这是因为 D2 中的公式引用自己所在的
单元格，造成了循环引用。只要打开的工作簿中有一个包含循环引用，Excel
XP 都将无法自动计算所有打开的工作簿，这时只需取消循环引用，或利用先前的迭代计
算结果计算循环引用中的每个单元格引用即可。单击―确定‖按钮关闭此提示框（ 图2） 。
3。取消循环引用：选择―工具‖菜单中的―选项‖命令，打开―选项‖对话框，单击―重新计算‖
标签，选中―迭代计算‖复选框，将―最多迭代次数‖ 的数值改为―1‖ 。若要设置两次迭代结果之
间可以接受的最大误差，请在―最大误差‖框中键入所需的数值，数值越小，结果越精确，但是
Excel
XP 用于计算工作表的时间也越多（ 图3） 。
4。再次选定单元格：在这个累加器中，我们需要在单元格 B2 中重复多次输入数据，但是
每按一次回车键，活动单元格都会自动移到下一单元格，非常不方便。我们可以再次打开―工
具‖菜单中的―选项‖命令，单击―编辑‖标签，取消―按 Enter 键后移动‖复选框，单击―确定‖按钮
即可（ 图 4） 。用以上的方法虽然可以实现多次输入，但是给我们以后的使用带来麻烦，总不能
每次都这样调来调去的吧，所以我们最好采用下面的一种快捷方法：首先选中单元格 B2 ，然
后按住 Ctrl 键再次单击单元格 B2 ，此时单元格 B2 的周围出现了实线框，我们就可以不断地
往 B2 中输入数据而不必重新选择活动单元格了。要取消这个选定只需单击其他任一单元格即
可。
5。开始使用：到此为止，这个简易的语音累加器已经可以使用了。首先将活动单元格定在
B2 中，然后不断地输入数据，每输入一次后按下回车键，Excel
XP 就自动读出你刚才输入的数据。比如输入―123‖，Excel
XP 则会读出―一百二十三‖ 的声音，非常方便地实现语音校对，同时输入的数据被自动累
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加到单元格 D2 中了。所有数据输入完毕后，单元格D2 中的输入就是最终累加数值（ 图5） 。
用 Excel 的宏管理仓库
数据清单的建立
Excel 建立数据清单（ 图 1），表中每种不同规格产品的库存量即为该产
品所有时间当日结存的总和。
宏的应用
内输入宏名“汇总”，在快捷键下的框内输入“ 将此宏的快捷操作定为 ，
单击―确定‖后系统会出现―停止录制‖ 的工具条。将光标定在数据清单内任一单元格，点击―数
据‖菜单→―排序‖→弹出排序对话框，在―主要关键字‖ 的下拉框内选定― 品名‖、在―次要关键字‖
的下拉框内选定―规格‖后单击―确定‖ 。再次点击―数据‖菜单→―分类汇总‖→弹出对话框，在―分
类字段‖ 的下拉框内选定― 品名‖、在―汇总‖ 的下拉框内选定―求和‖、在―选定汇总项‖框内选定―当
日结存‖
复选框、将“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”两项的复选框打钩并单
击“确定”。再次点击“数据”菜单→“分类汇总”→弹出对话框，在“分类字段”的下拉框
内选定“规格”，去掉“替换当前分类汇总”前复选框的钩，其他选项不变，单击“确定”，在
分类汇总表的左侧出现的分类层次的选择按钮中选“3‖，便可出现如图2 的工作表，此表可一
目了然显示各种产品的库存情况。单击―停止录制‖工具条上―停止录制‖命令按钮，便完成了第
一个宏的录制工作。
Ctrl＋Shift＋Y‖，
将光标定在图 2 分类汇总表内任一单元格，点击―数据‖菜单→―分类汇总‖→弹出对话框，单击
―全部删除‖→―数据‖→―排序‖→弹出排序对话框，在―主要关键字‖ 的下拉框内选定― 日期‖，单
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击―确定‖后再单击―停止录制‖ 的工具条上―停止录制‖命令按钮，便完成了第二个宏的录制工
作。
建立新菜单
为了更方便操作，我们将建立新菜单来执行―宏‖ 的操作，具体步骤如下：
① 在工具栏或菜单栏的任一处点击右键→“自定义”→选定“命令”选项卡，在左
侧“类别”框内选定“新菜单”，
在右侧的“命令”框内将“新菜单”用鼠标拖到菜单栏上“数据”菜单的右侧，单击“自
定义”对话框内“更改所选内容”下拉箭头，在“命名”框内输入“仓存”后确定，这时菜单
栏上多了个名为“仓存”的菜单（ 图2） 。
令”框内将“自定义按钮”用鼠标拖到菜单栏上“仓存”菜单的下方，单击“更改所选内容”
下拉箭头，在“命名”框内输入“汇总”，在“更改按钮图”选项选定如图 2 的图标，在―指定
宏‖选项指定―汇总‖宏，单击―确定‖后便完成―仓存‖菜单下―汇总‖菜单命令设计工作。用同样的
方法在―仓存‖菜单下再设计名为―一览表‖ 的菜单命令。至此，我们就完成了全部设计工作，只
要点击―仓存‖菜单下―汇总‖菜单命令系统便可自动将各种规格的产品仓存情况显示出来，再点
击―一览表‖菜单命令便可还原到明细表状态。这样我们就可方便地随时查询各种产品的库存情
况了。
用 Excel 函数计算年龄几法
Excel 中利用系统时间和出生年月计算年龄是人事管理、工资统计中经常性遇到的
工作，笔者由于工作关系对此有些研究，现将有关计算方法介绍如下，供读者朋友们参考：
一、利用 DAYS360 、CEILING 和 TRUNC 函数
函数简介
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①DAYS360 函数
360 天（每月 30 天）计算出两个日期间的天数，作为计算工龄的工具非常方
便。它的语法为：
DAYS360（Start_date ，end_date，method）
Start_date 是计算时间段的起始日期，end_date 是计算时间段的结束日期，method
用来指定计算方法的逻辑值（取 FALSE 或忽略使用美国方法，取 TRUE 则使用欧洲方法） 。
1998 年 6 月 1
日至 2000 年 12 月 31 日工龄为3 年；而有的则按―实工龄‖计算，1998 年 6 月 1 日至2000 年
12 月 31 日工龄为2 年；对此可使用 CEILING 函数或 TRUNC 函数处理。
②CEILING 函数
它的语�
