Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第113部分

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算的日期，系统便会自动算出利息。此外，用户还可以通过工具栏菜单→保护→保护工作表，　



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以防他人修改自己的公式。　　　　



　　



用　MS　Office　提高工作效率的三个途径　　　　　　　　



　　　　　　　MS　　　　　　　　　Office　是我们最常用的办公软件之一，我们在使用它的时候，如果能提高工作效　



率，就能在相同时间完成更多更好的工作，这对于企业降低成本、增强竞争力至关重要。本文　



要讨论的正是如何用　MS　　　　



　　　　　　　Office　提高日常办公效率的问题。　　



　　　　　　　　　典型办公环境的工作任务　　



　　　　　　　　



可以概括为以下几个方面：　　



　　　　　　　　　　　　文字处理：各种报告、公文、信件等文档。　　



　　　　　　　　　　　　数字处理：统计报表、财务报表和其它数据分析。　　



　　　　　　　　　　　　个人信息管理：联系人、通信、日程等。　　



　　　　　　　　　在不同的环境下，办公可能还包括数据库处理和网页制作。所有这些工作，都可以通　



过最流行的办公套件　MS　Office　来完成。MS　　　　



　　　　　　　Office　不仅功能强大，而且为提高办公效率提供了多种途径。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　



对这些问题，Word　为用户提供了模板、样式和自动编号。　　



　　　　　　　　



输入，可以把内容相同部分保存为模板，当再次撰写同类文档时，建立基于此模板的文档，就　



只须输入必须输入的不同的内容，其它内容相同的部分则由　Word　替你完成（Word　的默认模板　



是　Normal。dot）　。模板不仅可以记录内容，也可以记录格式和设置，以及页面设置、自动图文　



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集和样式等。通过域和宏可提示用户输入容易遗漏的重要信息。模板的制作非常简单，通常只　



要把一个普通的文档保存成模板即可。通过―文件‖菜单的―新建‖命令即可建立基于选定模板的　



文档。　　



　　　　　　　　Excel　同样具有模板，处理方式也类似于Word（Excel　的默认模板是Personal。xls　，又称　



个人宏工作簿，在将录制宏保存在其中之前是隐藏的）　。而在PowerPoint　中，则是通过母板、　



设计模板、版式和配色方案共同来实现类似功能的（这些功能的目的是为了保持格式的一致　



性）　。　　



　　　　　　　　



严格的要求，格式可能会包含字体、字号、颜色和段落格式等多个方面。通过格式菜单中的样　



式命令可以自定义样式，并且可以保存到模板，这样不仅可以快速地应用各种格式（格式刷也　



是快速应用格式的方法，但无法将格式记录下来，且不如应用样式方便）　，而且可以应用到其　



它文档。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3　个以上标题，就应该进行编号。除了一级标题外，还会出现二　



级标题和三级标题编号（Word　　共提供了　9　　级标题）　。为了清楚起见，有不少用户喜欢在编号时　



引用上级标题编号（又称法律条文编号，形如　1，1。1，1。1。）。此外，文档中还可能会有图表编　



号，并且在正文中引用这些编号。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　疼的问题。一旦标　



题或图表的相对位置发生变化，重新调整编号简直是一场噩梦；而只要使用　Word　所提供的多　



级编号、题注和交叉引用等功能，则上述所有各种编号都将自动生成，并会根据相对位置显示　



编号，这样不仅仅是少输入了几个数字，你将永远不用再担心编号出错了。　　



　　　　　　　　途径之二：填充柄　　



　　　　　　　　Excel　中的填充柄是选定区域右下角的一个小黑块，当鼠标位于填充柄上时，鼠标形　



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状会由空心十字变为实心十字。不要小看填充柄，它好比魔术师手中的魔棒，也是提高效率的　



最有力武器之一。很多人都知道，拖动填充可以自动填充　1，2　，3……星期一，星期二，星期　



三……等序列。用户还可以自定义序列，以完成自动填充。　　



　　　　　　　　



充柄，如果已填充的内容为数字或字符，可以选择复制单元格、以序列方式填充、仅填充格式、　



以值填充；如果填充的内容为日期，则可以以天数填充、以工作日填充、以月填充或以年填充。　



例如，输入某个月末日期，通过右键拖动填充柄，并选择以月填充，则可填充各月月末日期，　



遇到闰年　2　月还会自动填充　2　月　29　　日。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　公式，拖动填充柄即可完成公式的复制　



（对于大块区域的输入，亦可采用快捷键―Ctrl＋Enter‖）　。默认情况下，公式采用的是相对引用，　



这意味着相同的公式只须输入一次。如果你认为拖动填充柄复制公式的效率还不够高，那么试　



试双击填充柄，结果一定会让人看得目瞪口呆。　　



　　　　　　　　途径之三：个性化设计　　



　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　Office　功能非常强大，以至于一些用户埋怨它的功能太多。而且每次新产品推出，总要增　



加很多新功能。微软公司经过多年的研究分析也发现，在　Office　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　的用户中，很多用户只使用　



了很少部分的功能。　　



　　　　　　　　为了方便用户迅速找到他们需要的功能，Microsoft　　　　



　　　　　　　Office　设计了个性化菜单和工具栏。菜单和工具栏只显示最常用的功能，其它功能可通过　



扩展按钮打开，并为凹下状。一旦这些菜单命令或按钮被使用，则会自动变化为常用状态。而　



长时间不使用的菜单命令和按钮将被自动隐去（如图）　。　　



　　　　　　　　



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找到所需功能，而不会受到其它不常用的命令或按钮的干扰。类似的功能在常用文件的历史记　



录和常用函数等方面也有体现。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　是一个功能非常强大的应用系统，提高效率的设计在方方面面都有体现，　



这也是微软将其　Office　称作―今日效率之源‖　的重要原因。　　　　



　　



用　Office　2000　搭建邮购管理系统　　　　



　　　　　　　　



容。对一个邮购管理系统来说，客户数据管理和打印是必备的功能。如果邮购客户的信息量不　



大，使用数据库有点“大材小用”。Excel　　　　



　　　　　　　2000　具有强大的数据管理功能，它的使用比数据库简单而且灵活。Word　　　　



　　　　　　　2000　则以打印输出见长，是制作邮寄标签和信封的利器。如果将两者的长处结合起来，无　



须编写任何程序，就可以搭建一个实用的邮购管理系统。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　　　　数据表设计　　



　　　　　　　　　运行　Excel　　　　



　　　　　　　2000　打开一个空白工作表，首行各单元格输入数据字段（即列标题）　，如―收款日期‖、―收款　



金额‖、―邮编‖、―客户地址‖等等（　图　1）。它们不仅可以说明Excel　数据的内容，更是　Word　　　　



　　　　　　　2000　识别和调用数据的依据。保存后的工作表作为　Word　2000　的数据源，用户可以根据需　



要随时增加新字段。　　



　　　　　　　　　　2。数据输入　　



　　　　　　　　



量较多，输入时需要左右滚动页面。此时使用　Excel　　　　



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　　　　　　　2000　记录单要方便些，它的使用方法是：选中需要输入数据的空白单元格（如图　1　中的A2）　，　



单击―数据‖菜单下的―记录单‖命令，即可打开图　2　所示对话框。输入过程中按　Tab　键切换输入　



字段。一条记录输入完成后，单击―新建‖按钮或按―Alt＋W‖，当前记录就被添加到工作表数据　



行的末尾。　　



　　　　　　　　数据输入完成后，以―邮购工作表‖之类的文件名保存，并将　Excel　　　　



　　　　　　　2000　关闭等待调用。至于邮购数据的查询、统计等工作，不是本文介绍的内容，请大家参　



考有关的书籍。　　



　　　　　　　　利用数据表批量打印信封　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Word　2000　的邮件合并功能完成，具体操作步骤如下：　　



　　　　　　　　　　打开数据源　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Word　　　　



　　　　　　　2000―工具‖菜单下的―邮件合并‖命令，打开―邮件合并帮助器‖对话框。单击其中的―创建‖　



按钮，选择下拉列表中的―信封‖命令，在弹出的对话框中单击―活动窗口‖　。　　



　　　　　　　　



开数据源”命令，在“打开数据源”对话框中找到前面建立的“邮购工作表”，选中后单击“打　



开”按钮。连续两次回车，即可弹出“信封选项”对话框（　图3）　。　　



　　　　　　　　　　设置信封　　



　　　　　　　　　　　3　中的―打印选项‖供用户选择不同的进纸方式（共有　6　种）　。而在―信封选项‖　中，你　



可以打开―信封尺寸‖下拉列表，选择其中提供的各种信封（当然可以自定义）　，选择好了信封可　



以在对话框中预览。如果单击―收信人地址‖或―寄信人地址‖下的―字体‖按钮，可以分别设置两　



者的字体、字号等属性。同时，你也可以调整这两个地址与信封左边和上边的距离。　　



　　　　　　　　



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域，为了使格式设置更加方便。我们不采用直接添加合并域的方法，而是单击“确定”按钮打　



开空白信封页面。　　



　　　　　　　　　　添加合并域　　



　　　　　　　　



置插入合并域。方法是：打开―邮件合并‖工具栏中的―插入合并域‖菜单（　图4）　，选择其中的某条　



命令（如―邮编‖），将对应的合并域插入页面上的插入点。按照相同方法重复操作，就可以将所　



有合并域插入信封。如果你需要调整已插入合并域的格式，如对齐、字号和字体等。只要将它　



们选中，就可以像普通文字那样使用―格式‖工具进行设置。　　



　　　　　　　　　以上工作完成后，如果你想查看具体效果。只要将―邮件合并‖工具栏中的―查看合并　



数据‖按钮按下，就可以在信封页面上看到显示的信息。　　



　　　　　　　　　4。合并选定数据　　



　　　　　　　　



　“邮件合并”工具栏中的“合并选项”按钮，就可以弹出“合并”对话框（　图5），让你选择合　



并数据的范围。如果你要打印工作表中所有客户的信封，可以选中―要合并记录‖下的―全部‖　；　



如果只想打印工作表中部分客户的信封，可以选中―要合并记录‖下的―从、到‖，然后在输入框　



中填写工作表记录的起止行标号。　　



　　　　　　　　数据合并范围选定后，单击图　5　中的―合并‖按钮，Word　　　　



　　　　　　　2000　就会打开一个新窗口生成选定客户的全部信封。接下来你可以将它们存盘供今后使　



用，也可以直接进行打印。至此，信封打印工作完成。　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　　　　　　　制作邮购标签的方法与制作信封很相似，以下仅将不同的地方简单介绍如下：　　



　　　　　　　　　1。打开数据源　　



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话框“创建”下拉列表中的“邮政标签”命令，连续两次回车后打开“标签选项”对话框（　图　



6）　。　　



　　　　　　　　　　选择标签　　



　　　　　　　　　　　6　的―产品编号‖下提供了某种纸张的不