Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第156部分
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大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为 “Web页”可以将幻灯片中的所有图片保存下
来，如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢？
打开要保存为图片的演示文稿，单击 “文件－另存为”，将保存的文件类型选择为 “JPEG文
件交换格式”，单击 “保存”按钮，此时系统会询问用户 “想导出演示文稿中的所有幻灯片还
是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。
■PPT 图表也能用动画展示
Powerpoint 中的图表是一个完整的图形，如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来了
呢？其实只须右击图表，选择 “组合”中的 “取消组合”就可以将图表拆分开来了，接下来就
可以对图表中的每个部分分别设置动作。
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■PPT 中视图巧切换
当你点击 “普通视图”按钮时如果按下 Shift 键就可以切换到 “幻灯片母版视图”；再点击一
次 “普通视图”按钮（不按 shift 键）则可以切换回来。而如果点击 “幻灯片浏览视图”按钮
时，按下 shift 键就可以切换到 “讲义母版视图”。
■PPT2007：隐藏重叠的图片
如果在幻灯片中插入很多精美的图片，在编辑的时候将不可避免地重叠在一起，妨碍我们工作，
怎样让它们暂时消失呢？方法如下：
首先单击 “开始”选项卡，找到 “编辑”功能组，再点击 “选择→选择窗格”，在工作区域的
右侧会出现 “选择和可见性”窗格。在此窗格中，列出了所有当前幻灯 片上的 “形状”，并
且在每个 “形状”右侧都有一个 “眼睛”的图标，单击想隐藏的 “形状”右侧的 “眼睛”图
标，就可以把档住视线的 “形状”隐藏起来了。
为了在第二个幻灯片文件放映完毕后能顺利返回到调用它的幻灯片或再转到其它的幻灯片，同
样方法在该幻灯片的最后一幅适当位置选中文字或设置按钮，超级链接 到其它 PowerPoint
演示文稿或返回。点击〃视图〃菜单下的〃幻灯片浏览〃，在幻灯片浏览视图中选中一个需要转换
的幻灯片的缩略图，执行 1 中的操作 即可，多次执行重复操作可以快速地将多个幻灯片转换
为图片。谨慎使用动画与幻灯片过渡。从幻灯片中删除页眉和页脚 单击〃幻灯片〃选项卡。
1。Magic Seven 原则（7 士 2＝5～9）。每张幻灯片传达5 个概念效果最好。 7 个概念人脑恰恰
好可以处理。 超过 9 个概念负担太重了，请重新组织。
2、KISS （Keep It Simple and Stupid）原则。因为我们做 PPT 针对的是大众，不是小众。我
们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。
3、10/20/30 法则。演示文件不超过 10 页，演讲时间不超过 20 分钟，演示使用的字体不小于
30 号（30 point）。
个人觉得这些有指导意义，但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我更愿意
接受 “利用 PPT 作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。自己想的。
4、能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最
高的，然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来，人家会觉得很省事。
5、别写那么多字，没人看，除非你打算照着念。要想办法让人知道你的 PPT 还有多少，或者
告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要，对自己好也对观众好。
6、不要用超过 3 种的动画效果，包括幻灯片切换。好的 PPT 不是靠效果堆砌出来的，朴素一
点比花哨的更受欢迎。
7、多用口语，放在一些类似 tips 的地方，效果往往加倍。
8、字体大小建议：大标题 44 点 粗体；标题一 32 点 粗体；标题二 28 点 粗体；标题三 24
点 粗体
9、PPT 的灵魂………“逻辑！”12字真言： “能用图，不用表；能用表，不用字”
10、不能图片太多、太鲜艳，ppt 目的是让别人看到文字，而不是图片，求花哨容易分散观看
者的注意力。
11、尽量选择深色背景配浅色字体，或者浅色背景配深色字体，对比强一些，因为如果用颜色
相近的背景和字体，会看不清楚。
12、不要把全屏都铺满文字，演示是提纲挈领式的，显示内容越精炼越好。
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13、为文字内容设定动画，一步一步显示，有利于讲演。
制作技巧：
1、两幅图片同时动作。PowerPoint 的动画效果比较多，但图片只能一幅一幅地动作。如果你
有两幅图片要一左一右或一上一下地向中间同时动作，可就 麻烦了。其实办法还是有的，先
安置好两幅图片的位置，选中它们，将之组合起来，成为〃一张图片〃。接下来将之动画效果设
置为〃左右向中间收缩〃，现在请看 一看，是不是两幅图片同时动作了？
2、滚动文本框的制作。右击工具栏打开〃控件工具箱〃；再点击文本框；而后从〃属性〃里面把滚
动条打开；在 TEXT 里面输入文本框的内容。（完成）还可以通过〃其他控件〃中的SHOCKWAVE
FLASH OBJECT 实现 PPT 中加入FLASH。
3、〃格式〃中的〃幻灯片设计〃中的〃配色方案〃中的〃编辑配色方案〃可以对文本及链接进行颜色
重改，要使链接不带有下划线只要通过新建一个文本层来文本层来实现链接就可以了。
4、PPT 制作三维效果的确也挺不错的。只要利用〃三维效果设置〃面板就可以基本完成。
5、在段落中另起新行而不用制表位。缩进和制表位有助于对齐幻灯片上的文本。对于编号列
表和项目符号列表，五层项目符号或编号以及正文都有预设的缩进。但 有时用户可能要在项
目符号或编号列表的项之间另起一个不带项目符号和编号的新行。这个新行仍然是它上面段落
的一部分，但是它需要独占一行。这时用户只需要 Shift＋Enter，即可另起新行。用户要注意，
一定不能直接使用 Enter，这样软件会自动给下一行添上制表位。
6、将Word 文件导入 PowerPoint。用户只需要先将Word 文件转换为大纲视图，设置好各级的
标题，然后在 PowerPoint 中执行 “插入”菜单中的 “幻灯片（从大纲）”命令，在弹出的对
话框中选择想要要转换为幻灯片的 WORD 文档就可以了。
7、在幻灯片的任何位置上添加日期、时间。在在幻灯片上，定位占位符或文本框内的插入点。
点击 “插入→日期和时间”，系统弹出 “日期和时间”对话框，用户可以选择自己喜欢的时间
格式。选完以后单击 “确定”就可以了。
使用技巧：
1、打包。〃打包〃功能用于压缩演示文稿（包括所使用的特殊字体文件、链接的文档和多媒体
文件），帮助用户轻松地复制到软盘上以便携带。打包过程：单击〃文件/打包〃菜单项→选择需
要打包的演示文稿→依〃打包〃向导的步骤完成打包任务。
2、将PPT 文件的扩展名改为 PPS 可以将 PPS 文件可直接播放。
3、你可能不知道的快捷键：B 键：黑屏，W 键：白屏，在播放的 PPT 中使用画笔标记：CTRL＋P，
擦除所画的内容：E 键。
思路！做 PPT 最需要的就是思路。
自认做PPT 我已经是很高很高的高手了 （自恋中。。。）；做了 8、9 年；技术上没有任何问题；可是
每次在做新 PPT 之前；还是很头痛！
头痛的东西很多：思路；架构；版面；色调；详略；图片等等。
但感觉最有用也是最头痛的就是思路。
由此；根据我的经验；我认为做 PPT 的流程应该是：
1、最开始什么都不要想；不要去查资料；也不要接触电脑；而是用笔在纸上写出提纲；当然；
能简单的划出逻辑结构图最好了。越细越好。
2、打开PPT；不要用任何模板；将你的提纲按一个标题一页整出来。（过去我就总是追求完
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美；首先搞摸板；花掉半个多小时；做的过程中不满意又修改；做完后又修改；甚至最后完全推翻
…………伤神费力耗时！！）
3、有了整篇结构性的PPT（底版/内容都是空白的；只是每页有一个标题而已）；就可以开
始去查资料了；将适合标题表达的内容写出来或从网上拷贝进来；稍 微修整一下文字；每页的
内容做成带〃项目编号〃的要点。当然在查阅资料的过程中；可能会发现新的资料；非常有用；却
不在你的提纲范围中；则可以进行调整； 在合适的位置增加新的页面。
4、看看PPT 中的内容哪些是可以做成图的；如其中中带有数字、流程、因果关系、障碍、
趋势、时间、并列、顺序等等内容的，全都考虑用图画的方式来表现。 如果有时候内容过多
或实在是用图无法表现的时候，就用 “表格”来表现。实在实在是不行了，才用文字说明。所
以，最好的表现顺序是：图……表……字。这个过 程中图是否漂亮不要在意， “糙”点没关系，
关键是你用的图是否准确。
5、选用合适的母版，根据你的PPT 呈现出的情绪选用不同的色彩搭配，如果觉得 office
自带的母版不合适，自己在母版视图中进行调整，自己加背景图、 Logo、装饰图等。其实关
于母版颜色的选择，这么多年，我也一直没有研究透彻，据说不同的颜色会给人带来不同的感
情冲击，专业的书讲的都是些狗屁理论， 不就是情绪吗？我就按自己的情绪来定了。当然，
如果是有公司自己的标准模版，就不用费这些工夫了，直接用之。
6、在母版视图中调整标题、文字的大小和自体，以及合适的位置。
7、根据母版的色调，将图进行美化，调整颜色、阴影、立体、线条，美化表格、突出文
字等。注意在此过程中，把握整个 PPT 的颜色不要超过 3 个色系！否则你的 PPT 就显得特别乱
而且 “土”！
8、美化页面，看看哪里应该放个装饰图，图片可以从网上找，建议用 GOOGLE 的图片搜
索（用英文最好），装饰图的使用原则是 “符合当页主题，大小、颜色不能喧宾夺主！”
9、最后在放映状态下，自己通读一遍，哪里不合适或不满意就调整一下，修改错别字！
10、你以为这就完了吗？？没有！注意错别字！（上一步你已改过了，但不够！你自己
做自己查的正确率并不高），你知道吃饭的时候，饭里有只苍蝇是什么感觉吗？就是看 PPT
时看到错别字时的感觉！而且读者一般是老板或客户，会非常怀疑的专业精神和工作态度，
前面 99％的工作已经做的非常不错了，但你的给读者印象却可能毁于这 1％的失误上！因此，将
PPT 给你的同事或者朋友检查一下，如果文件很重要，建议给 2…3 个同事检查。
密技真言：
尽量用 1 种字体，最好不要超过 3 种
PPT 的灵魂………“逻辑！”
PPT 的恶心………“错别字等于苍蝇”
3 色原则： “不要超过 3 种色系”
6 字解码： “大化小，小化图”…………提纲时，用逻辑树尽量将大问题分解成小问题，小问
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题用图表现。
12 字真言： “能用图，不用表；能用表，不用字”
只要掌握如上原则，PPT 肯定不会很 “糙”或 “土”，而且具有专业精神！
幻灯片是 PPT 中比较重要的元素，关于它的技巧也相当多，笔者在此作了一些搜
罗。希望对大家有所帮助。由于技巧较多，因此分为上、中、下三部分陆续刊登。这里刊
登的是第三部分。
创建一个摘要幻灯片
有时，在创建好一个 PowerPoint 演示文稿后，可能需要添加一个简介、议程或小结。
其实，PowerPoint 本身就提供了向现有演示文稿中快速添 加摘要幻灯片的方法：打开需要添
加摘要的演示文稿，选择 “视图”→“幻灯片浏览”，并在幻灯片浏览视图中选择所需幻灯片
的标题（也可以配合Ctrl 和 Shift 键选择多张幻灯片，当然一般应当选择那些最能概括该演
示文稿的幻灯片作为摘要）。再单击幻灯片浏览工具栏上的摘要幻灯片按钮， PowerPoint 将
会自动利用所选幻灯片的标题创建名为 “摘要幻灯片”的新幻灯片，该幻灯片将出现在所选幻
灯片的前面，并作为摘要。
小提示
可以双击该幻灯片，更改标题、编辑现有项或添加新项来做进一步修改和完
