Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第197部分

按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！



将其复制到后续的单元格中。　　2。如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入　

该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下　Enter　键就可以把后续文本输入。　　3。　

如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D　（或R）”键就可以完成输　

入，其中“Ctrl＋D”是向下填充，“Ctrl＋R”是向右填充。　　4。如果多个单元格需要输入同样的文本，　

我们可以在按住　Ctrl　键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文　

本，再按下“Ctrl＋Enter”键即可。　　　　

2。2。19　　快速给数字加上单位　　有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的　

我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1028　　


…………………………………………………………Page　1029……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



位的自动输入：先将数值输入相应的单元格中（注意：仅限于数值），然后在按住　Ctrl　键的同时，　

选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数　

字”标签中，选中“分类”下面的“　自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按　

下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。　　　　

2。2。20　　巧妙输入位数较多的数字　　大家知道，如果向　Excel　中输入位数比较多的数值（如身份　

证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该　

单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。　

其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意：'必须是在英文　

状态下输入）。　　　　

2。2。21　　将　WPS/Word　表格转换为　Excel　工作表　　有时需要将　WPS　／Word　编辑过的表格转换　

成　　Excel　工作表，可利用　Excel　的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非　

常简单：　1。启动　WPS　／Word　，打开WPS　／Word　文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在“编辑”　

菜单中选择“复制”命令；　2。启动　Excel，打开　Excel　工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，　

再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。　　注：若需将老版本的　WPS　表格转换为　Excel　工作表，应先　

将其用　WPS97　／WPS2000　／WPS　Office　或　Word　打开，再进行转换。　　　　

2。2。22　　取消单元格链接　　将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下：　

选择包含链接的单元格，然后单击“复制”按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠标右键选择“选　

择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件　

的链接就删除了。　　　　

2。2。23　　快速输入拼音　　选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命　

令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼　

音。单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。　　　　

2。2。24　　插入“√”　　首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中选择“Marlett”字体，输入　a　

或　b，即在单元格中插入了“√”　。　　　　

2。2。25　　按小数点对齐　　有以下两种方法使数字按小数点对齐：　1。选中位数少的单元格，根据需　

要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以　0　。　　2。选中位数少的单元格，　

右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的　

“小数位数”　中输入需要的），程序就会自动以0　补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果　

设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。　　　　

2。2。26　　对不同类型的单元格定义不同的输入法　　在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和　

汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了　

编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让　Excel　针对不同类型的单元格，实现输入法的　

自动切换：　1。选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有效性”对话　

框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮；　2。同样，　

选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，　

在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。　　此后，当插入点处于不同的单　

元格时，Excel　会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。　　　　

2。2。27　　在　Excel　中快速插入Word　表格　　1。打开　Word　表格所在的文件；　2。打开要处理　Word　表　

格的　Excel　文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格和要插入表格的区域；　3。选中　Word　

中的表格；　4。按住鼠标左键，将表格拖到　Excel　窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置　

即可。　　　　

2。2。28　　设置单元格字体　　选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式　

→单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可。　　

另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1029　　


…………………………………………………………Page　1030……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



的宽度，以显示单元格中所有数据。　　　　

2。2。29　　在一个单元格中显示多行文字　　选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，　

在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“　自动换行”复选框即可。　　　　

2。2。30　　将网页上的数据引入到　Excel　表格　　网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到　

Excel　中，而且效果极佳。你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到　Excel　中，或者可以　

选中信息并将其拖放到　Excel　中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会　

显得非常简单并且异常快捷。在　Excel　2002　中，你可以像使用　Excel　工作表那样打开　Html　

文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。　　　　

2。2。31　　取消超级链接　　下面介绍两个方法，让你方便地取消　Excel　中的超级链接。　　1。如果正　

在输入　URL　或　E…mail　地址，在输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，此时单击　

智能标记选择“撤消超链接”命令即可。　　2。如果在工作表中已存在超级链接，右键单击单元格，　

在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。　　　　

2。2。32　　编辑单元格内容　　双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完　

成后若要确认所做的改动，按　Enter　键即可；若取消所做的改动，按　Esc　键。另外，你还可以　

单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。　　　　

2。2。33　　设置单元格边框　　选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”　

选项卡，然后在“样式”　中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色”　中指定不同的颜色，再　

单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。　　要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单　

击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框”　　和“　内部”按钮，边框　

应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。　　　　

2。2。34　　设置单元格文本对齐方式　　选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，　

单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。　　　　

2。2。35　　输入公式　　单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝（等号），若单击了“编辑公式”　

按钮或“粘贴函数”按钮，Excel　将插入一个等号，接着输入公式内容，按　Enter　键。　　　　

2。2。36　　输入人名时使用“分散对齐”　　（微软Office　技巧大赛获奖作品）　　在　Excel　表格中输入人　

名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但　

是我们这里有更好的方法。我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格　

→对齐”，在“水平对齐”　中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单　

就做好了。　　　　

2。2。37　　隐藏单元格中的所有值（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　有时候，我们需要将单元格　

中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令，选择　

“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“　自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“；；；”（3　

个分号）即可。　　提示：你也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、　

负数、零和文本　4　个部分组成。这　4　个部分用　3　个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不　

会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。　　　　

2。2。38　　恢复隐藏列　　通常，选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式→列→取消隐藏”菜　

单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法：将鼠标指针放置在列标的分割线　

上，例如，若隐藏　B　列，则将鼠标指针放置在列　A　和列　C　的分割线上，轻轻地向右移动鼠标　

指针，直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠，此时拖动鼠标就可以打开　

隐藏的列。　　　　

2。2。39　　快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软　Office　技巧大赛获奖作品）　　在　Excel　中　

隐藏行或列；　　通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现；　　或者是选中行号或列　

标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成；　　对于分散的单元格区域；　　可以这样快速隐藏：　　快速隐藏　

选中单元格所在行：“Ctrl　＋　9”　　快速隐藏选中单元格所在列：“Ctrl　＋　0”　　取消行隐　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1030　　


…………………………………………………………Page　1031……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



藏：“Ctrl＋Shift＋9”　　取消行隐藏：“Ctrl＋Shift＋0”　　　　

2。2。40　　彻底隐藏单元格　　在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是　

如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低　

了隐藏效果。如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”　

命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），　

这样就可以避免上面所发生的情况了。　　　　

2。2。41　　用下拉列表快速输入数据　　如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历（小　

学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士）、职称（技术员、助理工程师、工程师、高　

级工程师）等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。　

具体方法为：　　选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”　

对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉　

列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下　

拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的　

下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。　　　　

2。2。42　　快速输入自定义短语　　使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条　

短语时，“　自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“　自动更正”项目的方法如下：单击“工具　

→　自动更正选项”命令，在弹出的“　自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“　电脑报”，在“替　

换为”框中键入要替换的内容，如“　电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表　

中，单击“确定”退出。以后只要输入“　电脑报”，则“　电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。　　　　

2。2。43　　设置单元格背景色　　选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击　

“　图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“　图案”　

下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。　　　　

2。2。44　　快速在多个单元格中输入相同公式　　先选定一个区域，再键入公式