Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第91部分
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处，待光标变成双向光标后双击边线即可。若想将工作表中的所有列设置为“最合适的列宽”，
只需选中工作表中的所有列。然后将光标放到任意一列列标右侧的边线处，使用双向光标双击
边线即可。
设置工作表的某一行或所有行为―最合适的行高‖ 的方法与列相似，只是需要将光标放至行
号下面的边线处，待光标变成双向光标后双击边线就可以了。
11。快速确认选项的技巧
Excel
XP 对话框中有很多选项设置，通常都是先选中某个选项，然后再单击―确定‖按钮开始执
行。利用鼠标双击可以简化这一操作步骤，双击某个选项可以做到既选中又执行。
12。快速插入时间（ 日期）
Excel
XP―插入‖菜单没有提供插入时间和日期的命令，使用以下快捷键可以快速插入当前日期或
时间：Ctrl＋ ；（分号）在单元格内插入当前日期，Ctrl＋Shift＋ ；（分号）插入当前时间，按 Ctrl＋ ；（分
号） 以后输入一个空格，再按Ctrl＋Shift＋ ；（分号） ，可以插入当前日期和时间。
13。快速输入引用
单元格引用是 Excel
XP 公式的组成部分，它的作用是确定计算范围。采用鼠标拖动的方法输入引用准确快捷，
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以SUM 函数为例：当您打开―函数参数‖对话框以后，可让光标停留在―Number‖框内，鼠标拖
过要引用的单元格。若这些单元格是不连续的，就应该按住 Ctrl 键拖动，被引用的单元格区
域及其分隔符会自动出现在公式中。如果 SUM 函数在编辑栏内直接输入，可以将光标放入
SUM 函数后面的括号，然后按上面介绍的方法操作。
如果公式引用的单元格或区域来自多个工作表，可以按住 Ctrl 将它们逐个打开，然后按照
上述方法引用其中的单元格。
14。快速保留列宽
在 Excel
XP 中粘贴数据以后，粘贴位置会显示一个智能标记，它可以实现许多有用的功能：如果
源数据所在的单元格比较宽，粘贴到目标单元格以后需要保留列宽。可以在粘贴完成后单击粘
贴智能标记，选择菜单中的―保留源列宽‖即可。使用这种方法，还可以执行―匹配目标区域格
式‖、―链接单元格‖等操作。
15。重复执行操作
要想将某一单元格（或区域） 的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于多个地点。可以将
上述单元格（或区域）选中，然后双击工具栏中的―格式刷‖，将光标拖过待设置格式的所有区域，
完成后单击―格式刷‖退出。
除此以外，双击 Excel
XP―绘图‖工具栏上的―直线‖、―椭圆形‖等按钮，您就可以连续绘制多个―直线‖或―椭圆形‖，
中间无需任何停顿，可以提高操作效率。如果在双击某个按钮执行重复操作后，只需单击该按
钮或按下 ESC 键即可取消该功能。
16。限定区域输入
如果 Excel
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XP 工作表输入的数据限定在一个区域内；可以采用以下方法实现快速输入，无须使用
鼠标进行单元格切换：用鼠标选中要输入数据的区域，敲击键盘即可在区域左上角输入数据，
完成后按 Tab 键光标左移，到达区域右边界以后自动折入所选区域的第二行。如果您需要光
标向右移动，按 Shift＋Tab 就可以了。
17。自动切换输入法
Excel
XP 可以根据输入内容自动切换输入法，从而大大提高输入效率。具体设置方法是：
选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法打开。单击 “数据”菜单中
的 “有效性”命令，打开 “数据有效性”对话框中的 “输入法模式”选项卡。在 “输入法模
式”选项卡的 “样式”下拉列表中选择 “打开”，最后单击 “确定”按钮。
以后只要选中设置了输入方式的单元格，相应的输入法都会自动打开，能够节约用
户切换输入法耗费的时间。
18。文本快速转换数值
Excel 一般采用文本左对齐、数值右对齐的方法区分文本和数值，许多函数也允许文
本格式的数字参与运算。为了杜绝数字格式错误导致的混乱，Excel
XP 允许用户将文本格式的数字转换为数值。具体方法是：一旦文本单元格中输入了
数字，其左上角就会出现一个绿色的小三角，表示智能标记已经发现了问题。您只要重新选
中这个单元格，单元格右边就会显示一个智能标记按钮。单击该按钮即可打开下拉列表，您
只要选择其中的
“转换为数字”，就可以将文本格式的数字转换为数值。
一旦您没有发现智能标记的提示，可以用另一种方法处理。即打开 “公式审核”工
具栏。单击其中的 “错误检查”按钮，Excel
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XP 就会对当前工作表进行 “地毯式”检查。一旦发现错误，它就会弹出一个对话框，
其中不仅将错误原因告知用户，还给出了几种处理方法。单击其中的 “转换为数字”按钮，
即可将文本单元格中的数字转换为纯粹的数字。
八、数据输入技巧
1。快速输入多行文本
Excel XP 单元格默认输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当您需要在
单元格中开始一个新行时，只要按
Alt＋Enter 组合键即可，这样可以在一个单元格中输入两行乃至多行文本。也可以在
数据输入前 （或后）将单元格选中。打开 “单元格格式→对齐”选项卡，将其中的 “文本控制”
下的 “自动换行”选中并单击 “确定”即可。
2。快速输入汉语拼音
选中已输入汉字的单元格，将 “格式→拼音信息”子菜单下的 “显示或隐藏”项选
中，单元格会自动变高。然后单击 “格式→拼音信息”子菜单下的 “编辑”命令，即可在汉
字上方输入拼音。如果您想修改汉字与拼音的对齐关系，可以使用 “拼音信息”子菜单下的
“设置”命令。
3。快速输入分数
如果事先将 Excel
XP 单元格设置为 “分数”格式，即可在其中输入 2/3、5/6 这样的分数数据。除此以
外，可以在 “常规”单元格中按 “0空格分数”的格式输入分数。例如，输入 “0□2/3
”（□为空格）可以显示 “2/3”，并按 15 位的数字精度进行数据处理。不过，此法
输入的分母不能超过 99，否则输入结果显示为 0。
4。快速输入小数点或零
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要想让 Excel
XP 自动输入固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行如下设置：单击 “工具”
菜单中的 “选项”命令，打开 “编辑”选项卡，选中 “自动设置小数点”复选项。如果需要
自动填充小数点，应在 “位数”框中输入 （或选择）小数点右面的位数（如 “2”）。如果需要在
输入的数字后面自动填充零，则应在 “位数”框中输入减号和零的个数 （如 “…3”）。
若采用前一种设置，则输入 268 后显示 2。68。若采用后一种设置，则输入 268 后显
示 268000。此后，如果您想按自己的意愿输入小数，只需按常规方法操作即可。
5。快速输入文本数字
在 “常规”单元格中输入的任何数字，均以 “右对齐”格式放置，就是说 Excel
XP 将它作为数字处理。如果您要输入文本格式的数字，除了事先将单元格设置为文
本格式外，只需在数字输入前多输一个 “’”（单引号）即可。
6。输入超长数字
当您在 Excel
XP 中输入的数字超过 15 位，那么它的显示自动使用科学计数法。如果您不需要这种
效果，可以打开 “单元格格式→数字”选项卡，选择 “分类”下的 “自定义”，然后在 “类
型”下选择 “0。00”即可。
7。输入特殊货币符号
选中工作表中的某个单元格，打开 Num
Lock 以后按住Alt。用数字小键盘输入 “0162”可得分币字符，输入 “0163”可得
英镑字符，输入 “0165”可得日圆符号，输入 “0128”可得欧元符号。
8。行或列重复填充
如果您要在同一行（或同一列）的单元格内重复填充数据，可按以下方法操作：首先
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选中包含原始数据的单元格 （或区域），然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄上。当光标
变为小黑十字时，按下鼠标左键拖过所有需要填充的单元格，完成后松开鼠标 （注意：如果被
选中的是数字或日期等数据，最好按住 Ctrl 键拖动鼠标，从而防止以序列方式填充单元格）。
9。周围数据填充
如果当前单元格要填充的数据与周围单元格 （或区域）中的数据相同，可用以下方法
填充：按 Ctrl＋D 键，可以将上方的数据填入当前单元格；按 Ctrl＋R 键，将左侧的数据填入
当前单元格；单击 “编辑→填充”子菜单中的 “向上填充”命令，可将下方的数据填入当前
单元格；单击 “编辑→填充”子菜单中的 “向左填充”命令，可将右侧的数据填入当前单元
格。如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按类似方法操作即可。
10。简单序列填充
数字、日期等简单序列可按以下方法填充：在起始单元格中输入序列的初值，然后
在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。然后选中已
输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠
标左键沿表格行或列拖动。若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动。反之，则应
由下而上或由右至左拖动。
11。自定义序列填充
如果您输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，就能像内置序列那样使用了。自
定义序列的方法是：单击 “工具”菜单中的 “选项”命令，打开 “选项”对话框中的 “自定
义序列”选项卡。在 “输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条就要按一下
回车键，完成后单击 “添加”按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的 “确定”按钮。
此后，您只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其填入单元格。
12。其他序列填充
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等差、等比等序列可以用以下方法填充：将光标放置在需要填充的行或列的起始位
置。单击 Excel
XP“编辑→填充”子菜单下的 “序列”命令，打开 “序列”对话框。选中 “序列产
生在”、 “类型”等项目，输入 “步长值”和 “终止值”后单击 “确定”按钮。
13。记忆填充
如果同一列的各单元格需要填充文本或文本与数字混合的数据。可采用 “记忆式键
入”的方法进行填充：在已填充单
