哈佛模式－职业经理人-第38部分

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耗进行计划、实施、检查、评价、反馈等程序进行的一系列的控制活动过程。
职业管理者在时间管理中，要控制时间管理的程序。首先，要确定目标，制定计划，分配每次活动需用的时间；其次，实施计划，执行计划中要有一系
列的方法和措施来保障；第三，对计划执行情况进行分析检查；第四，评价对时间的分配利用是否科学，并在此基础上，对不合理的部分予以调节；第五，
将整个时间计划的实施、调查、调节情况及时反馈，以便重新确定目标，做出符合实际需要的时间计划。
　　时间管理是管理活动的重要内容。职业管理者的一切活动都要耗费时间，而时间是有限的，如何把有限的时间用到必要的工作上，这是任何职业管理者
都不容忽视的问题。
　　职业管理者时间管理素质是管理时间的基础。职业管理者要树立时间观念、时间成本效益观念和时机观念；要不断增强和完善自我控制能力，抓主要
矛盾的能力，摆脱缠绕的能力；要熟练掌握和运用高效率工作的技巧，灵活运用时间的技巧，协调指挥的技巧；要科学地运用时间管理方法，诸如ABC时间
管理法、系统时间管理法、运筹时间管理法、时间管理统计法、目标法和信息法等等。
　　职业管理者时间管理的基本内容是：工作时间管理和闲暇时间管理。前者是指日常工作时间管理、会议时间管理、电话时间管理、访客时间管理、公文时
间管理、信件时间管理。后者包括起居时间管理、吃饭时间管理、社交时间管理和娱乐时间管理。
　　总之，时间管理是围绕如何提高职业管理者工作、生活效率为中心而进行的。其具体的内容、管理方法将在后面详细介绍，这里不再赘述。
（一）职业管理者的时间分类
　　从总量上讲，职业管理者的时间同其他人一样，都是一个常数，如1天等于24小时，但在管理活动中每个职业管理者用于工作的时间长短是不同的，各
自具有自己的特点。
1。按职业管理者的时间效率，可分为有效时间和无效时间
　　有效时间，是指为促进既定目标实现的活动所用的时间，包括必要的工作时间和闲暇时间；无效时间，是指阻碍既定目标实现或与既定目标实现无关
的活动所占用的时间，包括不必要的工作时间和闲暇时间。
　　把职业经理人的时间分为有效时间和无效时间，对于有效地利用时间有着重要的意义。通过记录自己的时间，集中自己的时间，管理自己的时间，从而
可以评价职业经理人时间的有效率和无效率。
　　职业经理人的时间有效率越高，说明时间利用得越好；有效率越低，说明职业管理者的时间利用得越差。时间无效率则恰恰相反。
2。按可控性划分，职业管理者的时间可分为可控时间和不可控时间
可控时间，是指职业经理人在自己权限内可以自由支配的时间，如公司经理对于公司内部可以安排的工作会议、阅读文件、接待计划内来访等所用的时
间，都属于可控时间；不可控时间，是指职业管理者受职权的限制，而不能自由支配的时间，如参加上级召开的会议的时间，计划外接待访客时间，突然性
的工作时间及接电话时间等。
从一些发达国家的情况来看，职业管理者的不可控时间大于可控时间。管理职务越高这种现象越明显，也就是职业管理者的职务越高，其可控时间越少，
不可控时间越多。
把职业管理者的时间分为可控时间与不可控时间的目的，在于尽量把不可控时间变为可控时间，高效率地花费可控时间，这也是鉴别职业
经理人能力大小的重要标志之一。
3。按职业经理人的时间的性质可分为工作性时间和闲暇性时间
　　工作性时间就是职业经理人从事工作的时间。在我国一般实行的是8小时工作日，包括管理性工作时间和作业性工作时间。8小时以外的时间称为闲暇性
时间，包括满足生理需要时间和满足心理需要时间。
　　人的需要是多层次的。按照马斯洛需要层次论的观点，人的需要可分为五个层次，即：生理需要（如吃饭、居住、婚姻、疾病的治疗等）、安全需要（如人
身安全、环境安全、经济安全等）、社交需要（如友谊、情感、归属等）、心理需要（如自尊、尊重、权威、地位……）、自我成就的需要（如胜任感、成就感……）。
以上五种需要层次是由低级到高级逐级上升的。
　　人们的需要并非永远固定在某一需要层次上，而是因人而异的。即使是同一个人，在不同时期也有着不同的需要层次。据国外推测：1972年美国有20％的
人，其需要处于第一、二层次，他们对于劳动报酬表示关心；大约80％的人的需要处于第三层次；只有不到1％的人，其强烈需要处于第四、五层次。
　　美国心理学家戴维斯在美国曾作过调查；结果表明：随着社会的发展和生产力的提高，人们对精神需要所占的比例将越来越大。
　　了解需要层次理论，对职业管理者的时间管理是非常必要的。职业管理者要根据人的不同时期的需要层次合理安排时间，以取得事业上的更大成就。
（二）利用时间是一个极其高级的能力
　　虽然时间的运筹和管理是一个十分复杂的，涉及到现代科学的许多领域，是由许多因素决定的问题，没有也不可能有一个固定的管理模式，但是时间的
运筹管理也和其他事物一样，有其自身的客观规律，而时间运筹管理的基本原则就是对这种客观规律的分析和总结，认真研究和掌握这些基本原则，将对管
理好时间有一定的指导意义。
1。目标原则
　　目标是时间运筹管理的基础，目标原则是时间运筹管理的基本原则。贯彻目标原则，要做到以下几点：
A。用目标来限制时间的使用
　　有目的的使用时间和无目的的使用时间，其结果有着天壤之别。从经济管理的角度讲，确定国民经济发展目标，用目标控制整个经济发展的速度和规模，
就能使我们一步一步地实现既定目标，并不断去追求新的目标。从而激发我们不断超越现状，这样整体的时间运筹管理能力也会随之提高。
B。正确选择目标
　　在经济管理中，要把握好时间这个要素，选好目标是关键。目标是期望达到的成就或结果，是管理行动的归宿。每个国家经济的发展，都有自己具体的
工作和预期的目的和结果。这些要做的工作和要达到的目的就是目标。目标的确定是一个复杂的决策过程，以制定经济发展目标为例，既要了解社会发展需
要，国家经济基础，现实经济状况，又要了解未来发展趋势，影响因素等，也就是说，选择目标要有一定的依据，要对各种不同方案进行反复分析、比较、
筛选，来确定最佳方案。
C。循序渐进，逐步实现
　　在选定目标后，应贯彻阶梯原则，也就是把目标分解为若干层次，循序渐进，逐步实现。因此，首先应设立总体目标，并把整个过程当作一个系统看待，
同时每一个阶段性的目标应成为总体目标的有机组成部分；其次，要了解每一阶段性目标之间的内在联系；第三要使每一阶段的条件、环境、能力与这一阶
段的目标层次相对应。
2。效率和效果原则
　　在有限的时间里，要完成更多的工作就必须讲求效率，而效果是指由各种行为产生的有效结果，因此效率和效果原则也是时间运筹管理的基本原则。
　效率是劳动成果与劳动量的比率，也可以说，是单位时间内完成的工作量的大小。在社会发展过程中，无论是科学技术的发明创造，还是管理科学的研
究，无一不是致力于提高效率。“效率就是生命”已被人们所承认。对于国家来说效率不仅关系到经济发展，而且可以说是个政治问题，落后就要被动、挨
打。我们要建设有中国特色的社会主义，就是要用更快的速度发展经济，要尽快赶上世界发展的步伐。对企业来说，谁的效率高，经济效益好，谁的生命力
就旺盛，谁的效率低，谁就要亏损以至倒闭。我们的经济建设和经济管理应该学会向效率要时间。
　　与此同时，我们也应注意到效率所产生的结果，否则，会出现效率越高，效果越差的情况。比如一个企业不顾市场情况，盲目生产滞销产品，那么效率
越高，产品积压越大，效果就越差。因此只讲效率而不讲效果，会因无法达到目标而导致严重的浪费。“效率是‘用正确的方法做事’，而效果是‘做正确的
事’”。管理学家德鲁克的这句名言说明了这个道理。检验时间利用的好坏，不是光看“做了多少事”，更重要的是看“做了多少有效的事”。
3。辩证原则
　　在高速度和高效率的时代，必须要牢记效率与速度的辩证法。辩证原则是管理和运筹时间的一个极其重要的原则。
　　从辩证的观点来看，运动表现于它的反面，即表现在静止中。正确的时间运筹管理，应该是动静相兼，有静有动，而不是要求干什么都是动得越快越好。
静的含义在这里是说在行动之前要学会科学地思考。如果我们想最大限度的发挥时间的效能，就必须在事前有一个全面的安排，这种周密的思考，表面上消
耗了时间，实际上却为以后的工作赢得了时间。
　　任何事情都有一个渐进的发展过程，尽管我们经过主观努力，可以缩短这个过程，但是却不可以跨越这个过程。“欲速则不达”，急于求成不但会妨碍要
追求的目标，而且会加速在错误的时间做错误的事情的速度。一味图快，以为越快越好，幻想出现奇迹，人为地拨快时间指针，片面追求高速度，反而失去
了尽快发展经济，富民强国的宝贵时间。
4。有序原则
　　有序，是指客观事物之间和事物内部各个要素之间有规则地排列、组合、运动与转化。时间的运筹与管理在一定意义上说，要遵循选择科学合理的时间
次序的原则。
　　遵循时间管理的有序原则，就要使工作秩序条理化。工作无序，没有条理，必然浪费时间。西方的时间管理专家们在运用计算机作了各种测定后，为人们
支配时间提出的各种“合理化建议”中有一条就是井井有条。比如说，木匠的箱子里有各种工具；每次收工时把工具放回固定位置，同把工具胡乱丢在箱子
里所花费的时间相差无几，但效果却大不一样，如按固定位置放好各种工具排列有序，以后使用起来随手可得，如胡乱丢进去，以后再用，要花好几倍的时
间去寻找。国外有一管理顾问，曾对某公司的管理人员的工作时间做过详细记录，发现一位在办公桌上堆满各种东西的经理，平均每天要花2小时19分钟去
翻寻桌面上的资料。
　　工作有条理，既是最容易的事情，也是最困难的事情。在经济管理工作中，也经常会遇到由于没有安排好工作次序，而影响了工作进度，乃至造成浪费时
间的现象。
　　时间运筹管理的有序原则还体现在对时间的支配上，也就是要明确目的，从全局着眼，分清主次，明确责任与权限范围，避免工作上的互相推诿和扯皮
的现象。
　　贯彻有序原则还应注意工作内容的简化。化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱，事半功倍的有效方法。纵观人类发展史，成效往往从简化
开始。秦始皇统一文字，统一货币，统一度量衡，靠简化推动了社会进步。美国管理学家泰勒对工人的操作活动进行分析，剔除无用的动作，靠简化提高了
生产效率，推动了管理工作的极大发展。工作内容的简化，包括省去不必要的工作，安排合理的顺序，简化事务性工作和增强预见性。应该经常记住：明确自
己的工作目的，并使工作条理化，简明化，就能有效地利用时间。树立了现代时间观念，了解了时间运筹管理的原则，还要学会利用各种科
学、有效的方法。怎样最有效地利用时间，是一个极其复杂的问题。恩格斯说：“利用时间是一个极其高级的规律。”我们应该掌握时间运筹管理的方法，以提高时间利用率。
（三）时间运筹管理的统计法
　　人们要提高时间的利用率和有效性，就必须首先了解自己的时间都花费在哪些地方。所以要对时间进行运筹管理，就可以从对时间进行详细记录统计，
分析时间浪费因素入手，有针对性地制定出节约时间的措施，以达到管理时间的目的。
时间运筹管理的统计法一般有以下步骤：
1。时间消耗的记录分析
　　时间消耗记录是通过对时间消耗的连续记录，获得时间消耗的真实信息，这是对时间进行运筹管理首先应考虑的基础性工作。
　　管理工作者通过对时间的记录分析，了解自己的时间都消耗在哪些方面，就可以找出浪费的原因，并有针对性地拟定改进措施。
　　时间消耗记录分析应注意的问题：一是时间记录要真实、准确。这是进行时间运筹管理的依据，自欺欺人是不能作为分析的依据的；二是切勿相信自己凭
记忆的估计。从心理学角度讲，人的时间感觉是最不可靠的，即使一个人的记忆力再强，其对时间的记忆也是有限的，如果靠记忆，永远也不会明白自己的
时间究竟是怎样度过的；三是要作好时间的预先分配，这样可以找出预定时间分配与实际耗用的差别，以提高预控时间的能力；四是选择好自己的记录方法与
时间。必须按照自己的工作性质、所处环境、工作目的等来选择适当的记录方法和时间。但无论选用怎样的记录方法，都必须把每段时间分清楚，而且有代表性，这样才能得到详细的记录资料，便于分析。
2。时间消耗的诊断
　　时间消耗诊断的具体方法是至少在记录一周的时间使用情况后，分类统计时间使用的各方面情况，如会议时间、学习时间、谈判时间、业务时间等，并
计算出各类时间占总时数的比例。通过诊断，要找出“非必要”的工作时间和浪费时间的事情，并可结合下列问题去进行分析：
A。哪些事情根本不必做？在记录中占多少时间？不必做的工作是指无助于目标和成果的工作，做了就是浪费时间。做