Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第138部分
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9。1 制作用户信息
1） 在 Word 中点击“工具/选项”。
2） 在“选项”窗口中选“用户信息”项，并把光标移到“邮件地址”框内。
3） 在“邮件地址”中依次录入你的个人资料信息。
4） 点击“确定”保存你的个人资料信息，并退出“选项”窗口。
9。2 用域插入用户信息
1） 当你用Word 作完一篇文章后，将光标移到文章的最后，并回车另起一行。
2） 点击“插入/域”。
3） 在“域”的窗口中选“用户信息/UserAddress ”。
4） 点击“确定”。
当“域”的窗口消失后，你会看到你的大名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部
了。如果你觉得你的用户信息排列得不够理想，可以再回到第一步去修改。
现在，请你在 Word 中键入“个人信息”。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时
按 F3 键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。如果不需要该定义的格式，继续
键入其他内容即可跳过。在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后，它会出现在“插
入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。
10、自定义短语设置
说明：自动图文集/ 自动更正。
在使用 WORD 来处理文字信息时，您常常会碰到一些字节很长、出现频率很高的短语，
对待这些特殊的短语，一般人都会使用剪切、粘贴等方式来处理，为了能提高工作效率，您可
以进行下面的自定义短语设置：
1） 在工具栏中依次单击“插入”/ “自动图文集”，在弹出的对话框中输入一条出现频率较高
的短语，例如“江苏省盐城市”，并单击键盘上的回车键来进行确认；
2） 关闭上述对话框，并在工具栏中依次单击“工具”/ “自定义”/ “键盘＇ ”命令；
3） 然后在弹出的对话框中，您可以在“类别”设置栏处选“自动图文集”，并在右边的“自
动图文集中”点选你刚输入的“江苏省盐城市”；
4） 在“请按新快捷键”中设置快捷键，注意这组按键不能和内定的快捷键重复！否则会造成
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日后操作上的麻烦；
5） 设置好快捷键后，您可以在需要使用短语的地方，迅速单击快捷键来把短语调用出来。
G、文档格式化
1、使用标尺
说明：适用于 Office2007 。
单击水平标尺左边的小方块，可以方便地设置制表位的对齐方式它以左对齐式、居中式、
右对齐式、 小数点对齐式、竖线对齐式的方式和首行缩进、悬挂缩进循环设置。
拖动水平标尺上的三个游标，您可以快速地设置段落（选定的、或是光标所在段落）的左
缩进、右缩 进和首行缩进。比起“段落”对话框来，这种方式不仅方便，而且十分直观。
拖动水平和垂直标尺的边界，您就可以方便地设置页边距；如果同时按下 Alt 键，可以显
示出具体的页 面长度（其单位可以由“工具/选项/度量单位”设置）。
双击分节符将显示“页面设置”对话框的“版面”选项卡。
双击水平标尺上的任意一个游标，都将快速显示“段落”对话框。
双击标尺的数字区域，您可迅速进入“页面设置”对话框。
有些时候（滚动页面、选定整个表格等情况），您可能会发现标尺“消失了”。不要紧，单
击文本区 域，标尺就会从天而降。
单击水平标尺的下部，可以设置制表位；若要取消，将其拖动到文本区即可。
双击水平标尺的下方，不仅可快速设置制表位，您还可以在出现的“制表位”对话框中进
行有关的设置。
2、与对齐方式
说明：适用于 Office2007 。
2。1 页边距对齐
说明：参考 G。1 中页边距的快速设定方法。
这种对齐方法是指段落的文字，以系统预设的左、右页边为距为边界，按不同的方式如两
端、居中、 居右、分散对齐。其操作很简单：首先选中对齐的段落或把插入点到对齐的段落
中，单击格式工具栏的对齐按 钮，所选中的段落就按要求对齐了。
这种对齐方法的边界，是系统默认的左，右页边距，若调整页边距，可通过“文件”菜单
的“页面设 置”命令，也可直接在标尺上拖动页边距线调整，默认的对齐方式为左对齐，也
就是说，在没有设置页边距， 选中段落、对齐方式时，录入的文本，按默认的页边距全部左
对齐。
2。2 缩进对齐
说明：参考 G。1 中左右缩进的快速设定方法。
缩进对齐是以左、右缩进标记为对齐的左右边界，按不同方式对齐。左右缩进标记，可通
过“格式” 菜单中的“段落”命令，在“缩进和间距”标签中设置，也可以在标尺上直接设
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置。
缩进对齐的操作步骤为：选中段落或把插入点移到对齐的段落中，然后，设置右左缩进，
段落即按新 的边界左对齐了，若想按其它对齐方式排，可再单击相应的对齐按钮。
使用缩进对齐，特别是通过在标尺上移动缩进标记来对齐文本段落，非常方便、快捷，也
很直观，这 种对齐方法有其明显优势，能够实现正文内容的多层次对齐，满足复杂的对齐要
求，比如，悬挂式缩进方式、 负缩进（文本伸入页边距空白）的版面等，这种复杂版面的对
齐要求，是其他对齐方法很难实现的。
2。3 换行符对齐
说明：这种说法给了强制换行另外一种解释。即强制换行符是右边界标志的一种，而且优先
级高于右缩进。
以左页边距或左缩进标记为左边界，以插入的换行符为右边界，实现左对齐，这种对齐方
法与前两种 对齐方法不同之处于：右边界（换行符）是录入文本时确定的，对齐方式只有一
种左对齐。
具体操作为：录入每一行时，在作为右边界的地方，插入换行符，即按 Shift ＋ Enter 组合
键，自动结 束此行，开始新行的录入，当一个段落结时，应按 Enter 键结束该段落。应注意
一点，对齐方法的左边界，是 左页边距或缩进标记，若两者不在同一位置，缩进标记优先作
为左边界。
换行符对齐结果，是在右页边距之前的某个位置对齐，从而在换行符和右页边距之间有空
白区。常用于插入图形、图画、艺术字体等，适合编排图文并茂的文档。
2。4 制表符对齐
这种对齐方法是通过在“制表位”对话框或在标尺上直接设置不同类型的制表位（左对齐、
居中对齐 、右对齐、小数点对齐）确定选中文本的位置而实现的。与前三种方法明显区别于：
不是按左、右边界对齐， 而是指定文本应在位置，选中文本按这个位置对齐。具体说，居中
制表位的位置，确定了选中文本的每一行的中间位置，左对齐制表位，确定了选取中文本中每
一行的起始位置，右对齐制表位，确定了选中文本每一行的 终结位置，小数点对齐位置，确
定了选中文本的每一行数字小数点位置（这种情况下的选中文本应是数字内容 ，且每一行只
有一个数字，否则不起作用）。
制表位对齐方法，主要适用于分栏文本的对齐，表格列的内容对齐。
具体操作为：选中对齐的栏或表格的列，设置相应制表位，对齐就可完成。这种对齐方法
是一种垂直列对齐，与前三种不同，前三者都是设定左右边界的左右对齐。
页边距对齐；缩进对齐；制表位对齐能在录入文本前设置边界或制表位，实现文本对齐，
也可以在文 本录入后。选中对齐的段落，再设置边界或制表位，重新对齐；而换行符对齐通
常在录入文本过程中对齐的； 页边距对齐，换行符对齐强调正文边界与页边界对齐的效果，
缩进对齐，制表位对齐则可实现版心内文本的若 干行、列的对齐。在使用过程中，我们应区
分不同的使用环境以及各对齐方法的适用范围，以便灵活运用。
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3、首行缩进
说明：适用于 Office2007 。
是否选用首行缩进功能，可在“段落”→“缩进和间距”→“特殊格式”下拉列表框中设
定。如果不选用，则必须将“工具→自动更正”的“键入时自动套用格式”和“自动套用格式”
选项卡上的“首行缩进”复选框取消。
如果选用首行缩进功能，则选中“工具”→“选项”对话框“常规”选项卡上的“使用字
符单位”复选框。这样“首行缩进”的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，
重新设定“度量值”的工作。
4、文档网格
说明：适用于 Office2007 。
在“文件→页面设置→文档网格”选项卡上有四种选择，即：“无网格”、“只指定行网格”
（默认） 、“指定行网格和字符网格”和“文字对齐字符网格”。用户可以根据编辑文档的类型，
选用其中的某一种。
编辑普通文档时，宜选择“无网格”。这样能使文档中所有段落样式文字的实际行间距均
与其样式中的规定一致。
编辑图文混排的长文档时，则应选择“指定行网格和字符网格”。否则重新打开文档时，
会出现图件不在原处的情况。
5、快速设置文字字体
说明：在 Office2007 未找到相应的命令系列。
为了达到快速选择字体的目的，可以将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文
WORD 菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑界面，然后在“自定
义编辑界面中选择“命令卡，并移动光标条到“类别栏中的“字体项，在“字体项中列出了
Windows 已经安装了的所有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏
上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。
6、在 Word 中微调字体
说明：适用于 Office2007 。但注意：微调仍然以 0。5 为最小单位，不能调整为 0。3；0。4 等。
在很小的空间内使用小字体时，8 磅字体可能太大了，而 7 磅字体又太小了。幸运的是，
您可以选择它们之间的字号，具体方法如下：
1） 从格式菜单中选择字体。
2） 然后在字体选项卡的字号框中键入 7。5 并单击确定。
这就行了！
这一技巧适合于 Word 和 Excel 中任何字号的 TrueType 字体（比如 250。5 ）。 更加方便的
操作方法是选中文本之后，按 CTRL＋＇和 CTRL…＇组合键放大或缩小文字大小
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7、在 WORD 输入特大字和特小字
说明：适用于 Office2007 。
众所周知，在 Word 文档编辑过程中，选择适当大小的字体，可使文档美观大方，并且具
有较好的阅读性。可是 Word 文档字号的默认设置最大只能为 72 磅，最小只能为 5 磅，那么
如何输入比 72 磅还大或者比 5 磅更小的字呢？
操作的步骤是：
先选中要修饰的文本，然后点击菜单“格式”中的“字体”项，直接在“字号（S） ”栏输入
所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为 1～1638 之间。
在改变字体大小时，为了更具有直观性，可反复使用快捷键“Ctrl＋＇ ”使字体逐渐增大，
使用快捷键“Ctrl＋＇ ”使字体逐渐变小，直到您满意为止。
8、在 Word 中设置上下标注
说明：适用于 Office2007 。
1） 方案一。首先选中需要做上标文字，然后按下组合键 Ctrl＋Shift＋ “＋ ”就可将文字设为上标，
再按一次又恢复到原始状态；按 Ctrl＋ “＋ ”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始
状态。
2） 方案二。在文字处理过程中，经常会遇到上下标这种表示方法，在进行上下标输入时，常
用的方法是选定作为上下标的字符，在“格式”下拉菜单中选择“字体”，在“效果选项”
中选择上标或下标，然后按“确定”键。再继续下面文字的输入时，又必须按上述操作取
消上下标设定，如此操作总感繁琐。下面介绍一种较为方便的方法：在工具按钮栏中按下
鼠标右键选择自定义，在“工具栏”选项中选择“格式”，利用鼠标将“x2 ”和“x2 ”按钮
拖至文档输入界面的工具栏中，将原工具栏中不常�
