Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第140部分
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在屏幕提示中显示快捷键的操作方法：
1） 单击工具菜单中的自定义，然后单击选项选项卡。
2） 选中显示关于工具栏的屏幕提示复选框。
3） 选中在屏幕提示中显示快捷键复选框。
22、使用格式刷复制格式
说明：适用于 Office2007 。
应用格式刷可快速复制选定对象或文本的格式（字体、字号、颜色、边界等），并将其应
用到您随后单击的文本或对象上，免除重复设置文本格式之苦，为统一格式化文档，提高文档
编辑效率提高了一个非常方便的工具。
使用格式刷在任意 Office 2000 程序中复制格式的操作方法：
1） 选择希望复制其格式的文本或对象。
2） 单击常用工具栏上的格式刷。（在 Access 中，格式刷位于数据库工具栏上。）
3） 选择希望应用该格式的文本或对象，格式将自动应用到该文本或对象上。
版本 2 ：
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在 WORD 的常用工具栏中有一个“格式刷”按钮，它的功能就是将某一段落和文字的排
版格式复制给另一段落和文字。因此通过格式刷可以实现以某一段落或某几个文字的排版格式
为蓝本，将其它段落或文字均设置成此格式。方法是：对于段落，先将光标停在源段落（蓝本），
然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把小刷子，这时只需将刷子在目标段落上单击一下，
目标段落格式便与源段落格式变成一致；对于文字，先将源文字标记成块，然后点格式刷按钮，
此时鼠标指针变成一把刷子，这时只需将目标文字标记成块，则目标文字的格式与源文字变成
一致。但这样每次只能刷一次，若在点“格式刷”按钮时双击，使其处于被按下的状态，则可
以接连刷若干次，（要取消格式光标时，只需按ESC 键或再次单击“格式刷”按钮）这对于要
将多个格式比较复杂、位置比较分散的段落或文字的格式设成一致时，效率很高，免去了重复
为每一个对象设置格式的麻烦。另外有兴趣的朋友可钻研一下“样式”，利用它也可省去不少
重复的操作。
23、使用格式刷重复复制格式
说明：适用于 Office2007 。
这是我希望与所有 Office 用户共享的一个技巧。通过双击格式刷，您可以将选定格式复制
到多个位置。再次单击格式刷或按下 ESC 键即可关闭格式刷。实际编辑过程中您可以不必先
逐个设置，待最后完成文档的时候使用格式刷功能完成统一格式设置。
24、只对 Word 文档的一部分进行拼写检查
说明：适用于 Office2007 。
在发现拼写错误时，您无需检查整个文档就可以更正该错误。只需用鼠标右击拼错的单词，
然后从快捷菜单中选择正确的拼写即可。
要想在文档中查找下一个错误的拼写，按下 ALT＋F7 即可。
H、高级格式化
1、WORD 中样式的使用
说明：适用于 Office2007 。
Word 提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式，或者更改所需的
外观。在创建新样式时，你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外，为样式指定一个描
述其结果的简短、描述性名称，可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改
样式，你可以调整已有样式的格式设置。
1） 创建新样式
（1） 选定要将其格式保存为样式的文本。
（2） 单击“格式”菜单；单击“样式”，然后单击新建。
（3） 键入简短的、描述性名称。
（4） 单击“样式类型”下拉箭头，然后单击“段落”，在样式中包括所选文本的行距和页边距，
或者单击“字符”，在样式中只包括格式，例如字体、字号和粗体。
（5） 单击“后续段落样式”下拉箭头，然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名
称。
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（6） 单击“添至模板”复选框，将新样式保护到当前模板中。
（7） 单击“确定”。
（8） 单击“应用”或“关闭”。
2） 浏览不同的样式列表
在查看样式对话框中的样式列表时，你可以选择要查看的样式类型：正在使用的样式，所
有样式和用户定义的样式。在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项。
3） 更改老样式
（1） 单击“格式”菜单；然后单击“样式”。
（2） 单击要更改的样式。
（3） 单击“更改”。
（4） 单击格式，然后单击要更改的格式类型。
a、 要更改字符“格式”；例如字体类型和粗体；你可以单击字体。
b 、 要更改行距和缩进，你可以单击段落。
（5） 选择所需的格式选项，然后单击确定。
（6） 检查预览框，预览样式描述。进行所需的格式更改。
（7） 单击“确定”。
（8） 单击“应用”或“关闭”。
提示：使用样式节省时间
一旦你用样式设置了文档格式，你就可以快速尝试使用不同的外观。更改每个样式，然后
查看自动更改的带有该样式的所有文本。
4） 快速创建标题样式
你可以创建居中和粗体文本的标题样式。键入“标题”，选定该文本，然后单击格式工具
栏上的居中和加粗按钮。接下来，突出显示格式工具栏上的样式框中的样式名称。键入名称，
例如标题，然后按 Enter 键。现在你的文档就可以使用该样式了。
5） 快速修改标题样式
你可使带有标题样式的文本倾斜。选定标题文本，单击格式工具栏上的倾斜按钮，单击样
式下拉箭头，单击标题，单击更新样式，以反映最近所做修改单选钮，再单击确定。
2、Word 分节符
说明：适用于 Office2007 。
在 Word 的 6。0 至 Word 2002 版本中，我们每次开启一个新的空白文档时，都可以在 Word
窗口的左下角发现〃1 页 1 节〃的字样。由此我们可以知道，在此文档中，只包含一个〃节〃。那
么，什么是〃节〃呢？
所谓的〃节〃，就是 Word 用来划分文档的一种方式。之所以引入〃节〃的概念，是因为我们
在编辑文档的时候，有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外观。例如，在某些文档中，
可能会使用较宽的表格，这时我们就希望这个带有表格文档的页面可以进行〃旋转〃，以便能够
取得更好的显示效果。这时候就需要利用〃分节〃的技术，来控制某个特定页面的版式属性。本
文就以 Word 的最新版本Word 2002 为例，跟大家讨论一下有关〃节〃的方方面面。
2。1 分节符所包含的信息
分节符可以包含以下信息：
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页面方向（横向或纵向）
页边距
分栏状态
纵向对齐方式
行号
页眉和页脚样式
页码
纸型大小及纸张来源
2。2 插入分节符
说明：在 Office2007 中“页面布局”…》“页面设置”…》“分隔符”中弹出的菜单中可选择分节
符类型并插入。
插入分节符的办法为，选择〃插入〃*〃分隔符〃，弹出〃分节符〃对话框（如图 1 所示） 。然后选
择合适的分节符类型，点击〃确定〃按钮即可。注意： 我们可以把分节符当作一种隐藏的代码，
它包含了所在的位置之前页面的各种信息（注意：一定是其所在位置之前的，用户在删除分节符
的时候，了解这一概念非常必要） 。
2。3 让分节符现形
插入了分节符之后，您很可能看不到它。因为在我们最常用的〃页面〃视图模式下，通常是
看不到分节符的。这时，我们可以单击〃常用〃工具栏上的〃显示/ 隐藏编辑标记〃按钮，让分节符
现出原形。在文档中显示的分节符如图 2 所示。从图 2 可以看出，分节符使用双行的虚线表示，
同时括号里注明了该分节符的类型。
2。4 了解分节符的类型
从图 1 中我们可以看到，在Word 2002 中有4 种分节符可供选择，它们分别是〃下一页〃、
〃连续〃、〃奇数页〃和〃偶数页〃选项。下面就一一介绍各个分节符的具体作用。
下一页
在插入此分节符的地方，Word 会强制分页，新的〃节〃从下一页开始。如果要在不同页面
上分别应用不同的页码样式、页眉和页脚文字，以及想改变页面的纸张方向、纵向对齐方式或
者纸型，应该使用这种分节符。
连续
插入〃连续〃分节符后，文档不会被强制分页。但是，如果〃连续〃分节符前后的页面设置不
同，例如纸型和纸张走向等，即使选择使用〃连续〃分节符，Word 也会在分节符处强制文档分
页。而〃连续〃分节符的作用，主要是帮助用户在同一页面上创建不同的分栏样式或不同的页边
距大小。尤其是当我们要创建报纸样式的分栏时，更需要连续分节符的帮助（分栏效果如图 3
所示） 。
当然，使用Word 6。0 到 Word 2002 版本的用户在设置报纸分栏时，并不需要手工插入分节
符。用户只需选定需要分栏的段落，然后选择合适的分栏数量即可，Word 会自动在这些段落
的前后插入连续分节符。如果需要取消分栏，可以直接删除相关分节符，这比重新设置分栏要
容易得多。
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奇数页
在插入〃奇数页〃分节符之后，新的一节会从其后的第一个奇数页面开始（ 以页码编号为准） 。
在编辑长篇文稿，尤其是书稿时，人们一般习惯将新的章节题目排在奇数页，此时即可使用〃
奇数页〃分节符。注意： 如果上一章节结束的位置是一个奇数页，也不必强制插入一个空白页。
在插入〃奇数页〃分节符后，Word 会自动在相应位置留出空白页。
偶数页
〃偶数页〃分节符的功能与奇数页的类似，只不过是后面的一节从偶数页开始，在此不再赘
述。
2。5 改变分节符属性
说明：对话框位于“页面布局”…》“页面设置”…》“版式”。
插入分节符之后，如果需要改变其属性，无需删除该分节符并重新插入新的分节符。您可
以把光标放置在需要改变分节符属性的〃节〃中（即分节符前面的任意位置） ，然后选择〃文件〃*〃
页面设置〃，在〃页面设置〃对话框中选择〃版式〃选项卡，在〃节的起始位置〃选项中，选择新的起
始位置即可（如图 4 所示） 。
2。6 删除分节符
在需要对分节符进行删除的时候，要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文
字，而不是后面的。这一点请大家一定要记牢，不然在删除时容易选错删除对象，而把编辑好
的文档弄得面目全非。
如果需要一次性删除文档中所有的分节符，可以使用 Word 2002 的〃查找替换〃功能。在〃
查找和替换〃对话框中的〃查找内容〃选项中填写〃^b〃（这 2 个字符代表分节符） ，也可以单击〃高
级〃按钮，在〃特殊字符〃列表中选取〃分节符〃选项，并替换为空，然后点击〃全部替换〃按钮，文
档中所有的分节符即可全部删除（如图 5 所示） 。
值得注意的是，在删除分节符时，该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行
重新排版。例如，如果把一篇文档分为两个小节，第一小节分两栏，第二小节分三栏。此时如
果删除它们之间的分节符，那么整篇文档就会变成三栏版式。
2。7 利用分节符进行快速排版
分节符是排版的好帮手，不过它的作用可能并不局限于我们通常所想象的那些。例如，用
户可以把设定好版式的分节符保存在自动图文集中，这样在以后使用时，直接插入该自动条目
即可，省去了许多繁琐的排版工作。另外，如果需要在一个新的小节运用前面某个小节的版式
（例如纸型及纸张方向等） ，可以进入〃普通〃视图模式，复制包含前面小节排版信息的分节符，
然后把它粘贴到需要设定同样版式的段落后。这样，新分节符上方的文字也自动遵循同样的版
式。还有一点要提醒大家，如果您使用复制粘贴的方式复制或移动文字，而复制的文字中包含
分节符，那么当该段文字被粘贴后，文档中位于新粘贴文字前面的文字也将按新粘贴文字中分
节符所规定的版式进行排列。另外，由于在Word 文档中，最后一小节的版式信息保存在文档
的�
