Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第149部分
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单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换
为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；
在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果
20、插入中英对译的翻译结果
注意：首先，要确认“词典”命令出现在菜单上，按 Alt＋Shift＋F7 试试，没反映？安装吧—
—用 word 安装盘安装词典组件才行。
用词典进行翻译。在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于 Word 的中英—
—英中词典，即可在 Word 中进行动态互译了。使用的方法是：（11）从“工具”菜单中选择“语言”，
然后单击“词典”命令，也可按 Alt＋Shift＋F7 组合键启动词典，这时出现“词典”对话框；（12）
键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；（13）单
击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”
列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；（14）在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会
自动显出相应的翻译结果。
L、页面排版及打印
1、页眉和页脚
页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时，
你只需一次性输入文字信息，这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档
的标题放入页眉（页面顶端） ，把页号放入页脚（页面底部） 。要访问有关页眉和页脚的命令，请
先选择菜单“视图/页面”，此时文档就显示为打印输出的分页效果。
选择菜单“视图/页眉和页脚”，屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条（如图 1）。开始时光标
位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域，请点击“页眉和页脚”工具
条上的“在页眉和页脚之间切换”按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。
要为页脚加上页号，首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置，再点击“页眉和
页脚”工具条上的“插入页码”按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉 Word 页号应该出
现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码｛page｝，这是因为你开启了域代
码显示，按下“Alt＋F9 ”可以关闭域代码。
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2、定义印刷样式的页眉
印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实word 也可以达到这个功能
1） 插入页码：位置……页眉，对齐方式……外侧
2） 分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码：STYLEREF 〃标题 1〃 （其中〃标题 1〃为你想
使用的样式名称）
3） 通过制表位调节显示位置使其美观
4） 根据章节划分应用样式后，页眉自动显示相应的标题
如果你有双面打印机，那打印出的成品将和印刷品一样。
3、Word 中同一页面显示不同页码
我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式，然后又要将该类文件集中起
来装订成一本书，并在页脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显
示不同页码的情况，利用域可以方便地解决这一问题。
假如某文件在整本书中的起始页码为 101，按照下面步骤可以完成：
1） 设置页眉。在页眉中输入“第页共页”，将光标移动“第”后面，选择菜单“插入→域（F） ”，
从域名中选择 Page ，或者在“第”后面输入 Page ，然后用鼠标选择 Page 并按 Ctrl＋F9 。
用同样的方法在“共”后面插入域 Numpages ，这就完成了“第×页共×页”的设置。
2） 设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域 Page ，然后在Page 前面输入“=100＋ ”，最后
用鼠标将刚输入的“=100＋ ”和插入的域一起选中并按Ctrl＋F9，通过打印预览就可以查看
效果了。
4、高级页号设置
在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如，你可以把页号设置成“…
第 2 页…”这种形式。为此，你只需把文本加入到Word 插入的页号域代码旁边即可。另外，
你还可以用鼠标选中页号，然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。
在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为“第 X 页共 Y 页”这种形式。要实现这
一点，请选择菜单“视图/页眉和页脚”，然后切换到页脚区域。接下来不要点击“插入页码”，
而是选择“插入自动图文集/第 X 页共 Y 页”，“第 X 页共 Y 页”的域代码就会出现在页脚之
中。
对于大型文档（实际上是任何文档） ，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法
是：选择菜单“视图/页眉和页脚”，切换到页脚，选择“插入自动图文集”，然后从菜单选择
“文件名”。如果你希望文件路径也一同出现，请用“文件名字和路径”代替“文件”。
如果你觉得频繁地选择“视图/页眉和页脚”菜单太麻烦，可以从 Word 的“页面”视图直
接转入页眉或页脚，从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚，页眉或页脚就立即
处于编辑状态。类似地，要返回文档正文，你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。
页眉和页脚的显示分别由“页眉”、“页脚”这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚
设置自己的样式，请选择菜单“格式/样式”，选择你想要修改的样式，然后依次选择“更改/
格式/字体”。修改字体样式，完成后点击“确定”。
对于大型 Word 文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚（ 比如制作封面） 。你可以按
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照如下步骤轻松地达到这一目的：在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮，选择“版
式”选项卡，启用“首页不同”选项，然后点击“确定”。要为文档的剩余部分创建页眉和页
脚，请移到第二页，然后按照前面介绍的方法进行设置。
取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页号显示
为第 1 页，彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选
中页号，再点击“设置页码格式”按钮。把起始页号设置成 0，然后点击“确定”。这样，文
档第二页的页号就变成了 1。
5、打印或预览多页的表格中每一页都看到标题
遇到 WORD 中超过一页的表格，可能会这样处理：把标题复制到每一页的开始部分，以
确保每一页的表格都有标题。但是如果你对文章内容进行增加或删除，都会造成重新分页，你
先前复制标题可能会跑到页的其它位置。
你可以这样做：选中表格的主题行，在“表格”菜单中选择“标题行重复”选项。当你预
览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了。前提是表格必须是自动分页的。
6、双面打印 Word 文档
在使用 Word 编辑打印文字资料时，常常需要将编辑出的文字资料打印在纸张的反正面上，
其中一侧的宽度要比另一侧宽一些做为装订线。下面以使用激光打印机实现文字资料的双面打
印来介绍具体的设置过程。
1） 页面设置。一篇文字资料输入完毕后，通过选择 Word 选单中文件选单下的页面设置选项，
设置纸张大小，如这里选择的是 b5 纸，在字符数/行数页框中，选择每一页打印的行数和
每行要打印的字数。在页边距页框中的设置决定着能否进行双面打印，在这里主要对页边
距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置，在这里笔者设置该页面的内侧、外侧
值都为 20 毫米，同时设置装订线的值为 10 毫米，选择对称页边距，这样双面打印的页面
设置完毕，设置结果如图 1 所示。
2） 打印设置。进入打印设置窗口中，选择双面打印，由于激光打印机出纸的顺序不同。这时
要进行的设置也有所不同，如使用打印机的上出纸，要进入选项设置，即用鼠标点击选项
按钮，在双面打印选项中，将打印顺序 2 选中，即窗口上显示顺序为 6、4 、2 。使用下出
纸，不用这步设置。全部设置完毕即可进行双面打印了
7、WORD 打印到文件的应用
WORD 文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项，叫打印到文件。如果用鼠标点
一下使其选中，再点确定进行打印，将弹出一个文件保存窗口，让用 户选择 WORD 打印文
件的保存位置，再确定，WORD 的内容将输出到一个打印文件中，默认的文件扩展名是 。prn。
那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢？
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7。1 为什么要使用 WORD 打印文件？
1） 普通 WORD 文件的打印必须要相应版本的 WORD 的支持，而打印文件不须要 WORD 的
支持，甚至不须要汉字操作系统的支持，这就为 WORD 文件的异地打印提供了便利。你
只要知道异地打印机的型号，就可以将保存的打印文件传递过去打印，而不必担心是否有
相应的操作系统，是否有 WORD 以及是什么版本。
2） 在进行文件传送时，为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式损失了
全部的文字格式信息，不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了打
印控制、文字、图片等全部相关信息。
3） prn 文件具有较小的体积，为文件交换提供便利。
7。2 生成打印文件
打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上，在
弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可（如图） 。
7。3 打印文件的使用
使用打印文件需要先转换到 MSDOS 方式下，然后用 COPY 命令将打印文件发送到打印
机，命令格式如下：
copy 文件名 prn ／b
命令共四个部分，其中 prn 指将输出设备指定为打印机；
／b 指以二进制方式输出，如无此参数，图片等信息可能无法正确打印。
7。4 需要注意的几个问题
WORD 打印文件生成以后，就不能再用 WORD 等编辑工具打开和编辑了，只能直接发送
到打印机。
1） 打印时，打印机必须先打开，并连机。
2） 生成 WORD 打印文件时，必须考虑用什么打印机打印这个文件，打印机的选择可在打印
参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机，生成的打印文件是不同的，
如果选用其它打印机；可能打印不出正确的文字格式及图片。
3） 打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。
8、怎样取得与真实打印完全一致显示效果
当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时，很希望屏幕上显示的大小与打印结
果完全相同，以便进行精确的套打操作。但能够“所见即所得”的 Word 显示的结果与打印出
来的结果虽然格式上能够做到看到什么得到什么，但由于各人所用的显示器的尺寸不同，而且
相同尺寸的显示器其可视面积也有所不同，因此显示与打印结果的大小比例很难做到完全一
致。如果能够给 Word 添加一个 1：1 全真显示的工具按钮就好了！这样即使我们不需要进行精
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确的套打，也可以在文稿完成后按一下这个按钮，看看最终输出的字体大小设置是否合适，我
们可以用一个宏命令来解决这个问题。
8。1 取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。
由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同，因此在此无法给出一个固定的数
据。请先将显示器的画幅调整妥当，以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张
A4 纸，用尺子量下纸张的宽度，要求精确到毫米，因为标称为某种开本的纸张，其实际大小
并不一定与标称值相同。然后，新建一个空白文档，单击“视图”工具栏，选择“页面”，再
单击“文件”菜单栏，选择“页面设置”，在“页面设置”对话框中将�
