Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第150部分
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单击“文件”菜单栏，选择“页面设置”，在“页面设置”对话框中将打印设置中的“纸型”
设置为与准备的纸张相同的纸型，如在此为 A4 ，再将“纸型”选项卡中的纸张宽度设置为与
刚才量好的值完全一致，确定后返回编辑界面。现在我们就以这张纸为依据，确定屏幕显示比
例。在工具栏的“显示比例”输入框中反复手工调整显示比例的大小，注意系统本身只提供若
干种固定的显示比例，其实我们完全可以直接输入任意一个整数，比如 14 英寸显示器在设置
为 78％后，屏幕上的页面大小与真实纸张完全一致，这个“78 ”就是我们下一步需要的数据。
8。2 编写一个宏命令
单级“工具”菜单栏，选择“宏”，再单级“宏”命令，或者直接利用组合键“Alt ”＋ “F8 ”
打开“宏”对话框，在“宏名”编辑框中输入一个宏名如“真实显示”，然后单击“创建”命
令，打开 Visual Basic 编辑器在代码编辑窗口输入下列代码：
Public Sub 真实显示（ ）
ActiveWindow。ActivePane。View。
Zoom。Percentage=78
End Sub
（注意：代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比例数字）
8。3 创建工具栏按钮
单击“工具”菜单栏，选择“自定义”命令，或者利用组合键 Alt＋V＋T＋C ，调出工具栏“自
定义”对话框，选择“命令”中的“宏”，右边的列表框中会显示出所有已经存在的宏。找到
刚才编辑的那个“真实显示”的宏，将它拖入 Word 主界面的工具栏中的任意位置，这时工具
栏中会出现一个与宏名对应的按钮，单击“关闭”按钮退出设置。
现在，我们的 Word 就能够实现真正的所见即所得了！
9、如何在文档的打印预览时编辑文本？
1） 在打印预览中显示要编辑的页面；
2） 用鼠标左键单击要编辑的位置；
3） 在“打印预览”工具栏上单击“放大镜”按钮，然后进行编辑。
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10、快速打印多个文档
在 WORD 中可同时打印多个文档，其方法为：
1） 单击“文件”菜单中“打开”菜单项，打开“打开”对话框；
2） 选中要打印的多个文档，用 Shift 可选择顺序相连文档，用 Ctrl 键可选择不相连的多个文
档；
3） 选择“打开”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可。
M、环境配置
1、自定义“打开文档”的位置
说明：适用于 Office2007 。但位置略有变化，见下图。
当您使用WORD 来打开文档文件时，您会发现系统程序会自动弹出一个文件选择对话框，
让您来选择需要打开的文件，但是 WORD 的默认打开文档目录为C 盘，而许多用户认为存放
在 C 盘下面的文件没有保存在其他硬盘来得安全。如果您真的要想让 WORD 的默认打开文档
目录为其他硬盘的话，您可以按照下面的自定义设置进行操作：
1） 在 WORD 的操作界面中，用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/ “选项”/ “文件位置”命
令；
2） 在随后弹出的设置对话框中，选择“文档”；
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3） 接着再用鼠标单击“更改”按钮，并在更改位置对话框中的“查找范围”设置栏处选中其
他硬盘分区符号，例如选择“E ：”；
4） 选择好目标后，再单击对话框中的“确定”按钮来使设置生效。
2、改变文档的缺省目录
说明：适用于 Office2007 。选项及位置与上相同。
所有 Office 文档的缺省目录是 C 盘下的 My Documents 文件夹，根据工作需要，我们可以
轻松地改变它。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“文件位置”选项卡，会显示一
列选项和它们当前存储的目录。在“文件类型”列表中选中文档，单击“更改”按钮，进入“更
改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头，选中想要的文件夹即可。
3、方便地访问您经常使用的文档
工作菜单是一个鲜为人知的重要 Word 特性。您可以使用工具菜单来保存常用 Word 文件
的方便访问列表。
要将工作菜单添加到菜单栏或工具栏中：
在“工具”菜单中，点击“自定义”，然后点击“命令”选项卡。
在“类别”方框中，点击“内置菜单”。
点击“命令”方框中的“工作”，把它拖动到菜单栏或显示的工具栏中。
有了适当位置的工作菜单，您就可以将任意打开的 Word 文档添加到您的列表中。下面是
所用的选项：
要将当前的文档添加到工作菜单中，请在“工作”菜单中，点击“添加到‘工作’菜单”。
要打开工作菜单中文档，请在“工作”菜单中，点击您希望打开的文档。
要从工作菜单中删除一个文档：
按 CTRL＋ALT＋ － （破折号键） 。您的指针将变成大的粗体下划线。
在“工作”菜单中，点击您希望删除的文档。
4、解决打开 Word 文档无响应
如果在你进行打开 Word 文档的操作时，Word 没有响应，可能的原因和对策如下。
4。1 文件名太长
虽然 Word 文档可以使用最长为 255 个字符的长文件名，但实际上如果 Word 文档的文件
名加上其完整路径的字符数超过了 223 个字符，则 Word 就已经不能对其进行打开操作了。这
时，请缩短文件名，或将文件移动到靠近文件夹层次结构顶部的另一文件夹中，然后再重新尝
试打开该文件。
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4。2 磁盘可能已满
因为 Word 每打开一个文档，都要同时生成一个以“~＋原文件名”为名称的临时文件，
并保存在与原文件相同的磁盘文件夹中，如果原文档所在磁盘空间已满，则无法存放该临时文
件，从而引起 Word 没有响应的故障。此时，请尝试将文件移动到其他驱动器上，以获取更多
的可用空间。
4。3 文档可能已经损坏
如果 Word 文档已经损坏，则在试图打开时 Word 会没有反应。这时，你可以使用 Word 提
供的专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。要恢复受损 Word 文档中的文字，请按
下述步骤操作：
1） 单击“工具”→“选项”→“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”复选框，“确定”。
2） 单击常用工具栏中的“打开”，在“文件类型”下拉列表框中，选择“从任意文件中恢复文
本”选项。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”选项，则需要安
装相应的文件转换器。
3） 像通常一样打开 Word 文档。
在你使用文件转换器成功打开损坏文档后，可将它保存为 Word 格式或其他格式（例如文
本格式或 HTML 格式），文档中的段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普
通文字，但不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。
4。4 重新启动 Word
如果故障出在你刚刚给文档添加了大量的样式之后，请退出并重新启动 Word ，然后重新
尝试打开文件。
如果 Word 本身已停止了响应，则应按下 Ctrl＋Alt＋Del 组合键，系统弹出“关闭程序”对话框，
单击其中的“Microsoft Word ”程序，单击“结束任务”按钮（见图2 ），关闭停止响应的Word
文档窗口。然后重新启动 Word ，并尝试打开文件。
5、长文档死机的处理
当处理长文档时，偶尔会有这样的情况：文档能够在 Word 中打开，但在翻页、浏览时死
机。这一般是文档代码出现错误引起的。
遇到这种情况，可用“Ctrl ＋Alt ＋Del ”键关闭Word 或重新启动机器。然后用 Word 重新
打开这份文档，记住，此时不要进行浏览等定位操作。选“文件→另存为〃”菜单项，在弹出
对话框中“保存类型”组合框下拉列表中选“纯文本”，再单击“保存”按钮。另存后，文档
原有的格式信息丢失，但大部分文本内容得以保留。
关闭当前文档，打开刚保存的文档。利用工具栏中的“样式”组合框和格式刷等工具，重
建文档格式。在处理中，会遇到一段乱码，这就是造成死机的“祸根”，它一般是表格。这段
乱码，用常规技术很难恢复，不妨删掉重来。
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6、实现 Word 个性模板
用 Word 建立的文件默认页面是 A4 大小，即宽 210 毫米、高 297 毫米。但是有时由于工
作的需要，我们不希望用 A4 大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，
同时，Word 中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻
烦。其实，巧妙利用 Word 的模板文件功能可以设置 Word 的默认页面大小和自动缩进，从而
实现个性模板。
1） 进入 WordXP 的模板文件夹，在Windows 9x 和 Windows Me 下为 C：WindowsApplication
DataMicrosoftTemplates 文件夹下，而在 Windows 2000 和 Windows NT 上为
C：Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates 文件夹下（此文
件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见 Windows 手册），你
会看到在此文件夹中有一个 normal。dot 文件，此文件就是 Word 的默认模板文件。双击它，
系统就会自动调用 WordXP 打开它。
2） 单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自
己所需的值，如图5 所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太
方便，所以把宽度设置小了一些，为 15 厘米，高度不变，仍为 24 厘米。
3） 单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格
式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为 0。7 厘米（相当于两个汉字字符），即设
置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。
4） 单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时 normal。dot 原模
板已经启动，所以无法直接保存为 normal。dot 文件。在此，笔者将它保存为 normal1。dot
文件。
5） 再次进入 C：WindowsApplication DataMicrosoftTemplates 文件夹下，这时会看到两个
模板文件 normal。dot 和 normal1。dot 。选中normal。dot 文件（老模板文件），按下 F2 键，选
择“重命名”，将它重新命名为 oldnormal。dot 文件，按照此法再将新的模板文件 normal1。dot
重命名为 normal。dot 文件。
6） 上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按
“Ctrl＋N ”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。
7、如何实现文档的自动保存？
在 Word 中为了不丢失所编辑的文档，可以使用“自动保存”功能，在指定的时间间隔自
动保存文档，最后用“保存”命令来保存文档。其操作如下：
1） 选择“工具”菜单中的“选项”命令；
2） 选择“保存”选项；
3） 在“保存选项”下面选中“自动保存时间间隔”复选框；
4） 在“分钟”框中选择自动保存文档的时间间隔；
5） 单击“确定按钮”。
附录一、Word 文档加密技巧详解（图）
文档的安全是我们每个用户都非常关心的话题，尤其是在公共办公场所，如何更加有效地
保护我们的文档，更是一个刻不容缓的问题。Word 有着非常强大的文字编辑功能，是我们日
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