Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第152部分
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1。在WPS 2000 中打开Word文档
找到WPS 2000 的安装盘，并在相应的文件夹下找到一个word2wps。exe 的文件，它是一个自解
压文件，直接双击打开它，出现安装界面，点下―Yes‖按钮即可，安装完成后，重新启动用户
的计算机。下次使用WPS 2000时，选择打开文件的类型为―DOC文件‖，就可以打开Word文件
了，不管它是Word97格式的还是WORD格式的。
2。在Word 中打开WPS 2000文档
找到Office2000 的安装盘，并在相应的文件夹下找到一个wps2word。exe 的文件，它也是一个自
解压文件，直接双击打开它，也出现如图2所示的窗口，点下―OK‖按钮，该程序会自动地判断
出用户有没有安装过转换器，如果安装过了，它会让用户选择卸载和重装，如果没有安装过，
就会自动地为用户安装好。同样，安装成功后，需要重新启动用户的计算机，打开Word后，
在―打开‖对话框中的―文件类型‖框中选择―所有文件‖列表项，选择需要编辑的WPS文件，单击
―打开‖，系统将给出一个―转换文件‖对话框，在―文件类型‖选择框中选择―WPS‖选项就可以直
接打开WPS 97/2000文件了。
说明：通过上述技巧，在WPS 2000 中打开Word文件和在Word 中打开WPS 2000文件，基本上
能保持原有的一些排版格式，但最好还是使用原软件打开相应的文件进行编辑，另外，在这两
个软件中都支持口令保护功能，加了口令保护后的文件无法被读出；如果用户只是为了将用户
的文件放到别人的机器上打印的话，用户可以通过打印到文件功能来实现。
8、怎样取得与真实打印完全一致显示效果
当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时，很希望屏幕上显示的大小与打印结果完
全相同，以便进行精确的套打操作。但能够―所见即所得‖ 的Word显示的结果与打印出来的结
果虽然格式上能够做到看到什么得到什么，但由于各人所用的显示器的尺寸不同，而且相同尺
寸的显示器其可视面积也有所不同，因此显示与打印结果的大小比例很难做到完全一致。如果
能够给Word添加一个1：1全真显示的工具按钮就好了！这样即使我们不需要进行精确的套打，
也可以在文稿完成后按一下这个按钮，看看最终输出的字体大小设置是否合适，我们可以用一
个宏命令来解决这个问题。
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1。取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。
由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同，因此在此无法给出一个固定的数据。
请先将显示器的画幅调整妥当，以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张A4
纸，用尺子量下纸张的宽度，要求精确到毫米，因为标称为某种开本的纸张，其实际大小并不
一定与标称值相同。然后，新建一个空白文档，单击―视图‖工具栏，选择―页面‖，再单击―文
件‖菜单栏，选择―页面设置‖ ，在―页面设置‖对话框中将打印设置中的―纸型‖设置为与准备的
纸张相同的纸型，如在此为A4 ，再将―纸型‖选项卡中的纸张宽度设置为与刚才量好的值完全
一致，确定后返回编辑界面。现在我们就以这张纸为依据，确定屏幕显示比例。在工具栏的―显
示比例‖输入框中反复手工调整显示比例的大小，注意系统本身只提供若干种固定的显示比例，
其实我们完全可以直接输入任意一个整数，比如14英寸显示器在设置为78％后，屏幕上的页面
大小与真实纸张完全一致，这个―78‖就是我们下一步需要的数据。
2。编写一个宏命令
单级―工具‖菜单栏，选择―宏‖，再单级―宏‖命令，或者直接利用组合键―Alt‖＋―F8‖打开―宏‖对
话框，在―宏名‖编辑框中输入一个宏名如―真实显示‖，然后单击―创建‖命令，打开Visual Basic
编辑器在代码编辑窗口输入下列代码：
Public Sub真实显示（ ）
ActiveWindow。ActivePane。View。
Zoom。Percentage=78
End Sub
（注意：代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比例数字）
3。创建工具栏按钮
单击―工具‖菜单栏，选择― 自定义‖命令，或者利用组合键Alt＋V＋T＋C ，调出工具栏― 自定义‖对
话框，选择―命令‖ 中的―宏‖，右边的列表框中会显示出所有已经存在的宏。找到刚才编辑的那
个―真实显示‖ 的宏，将它拖入Word主界面的工具栏中的任意位置，这时工具栏中会出现一个
与宏名对应的按钮，单击―关闭‖按钮退出设置。
现在，我们的Word就能够实现真正的所见即所得了！
9、妙用Word 的―插入文件‖功能
将若干Word文档（*。doc）、Web页和Web档案（*。html，*。htm）、Rtf文档（*。rtf）、Word模
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板（*。dot） 或文本文件（*。txt） 合并成一个文件。步骤：打开第一个要合并的文档，然后― 插
入‖—》―文件‖，选择要插入的文档，可以一次选中多个文档（注意插入后的顺序和选中的顺序
相反），单击―插入‖按钮即可。
10、在Word 中直接批量转换文档
手头上有许多 Word 生成的 DOC 文件，想都转化成 TXT 文件去投稿，而苦于往返于―打开/另
存为‖之间。其实，在 Word 中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击―文件‖→―建立新文
件‖命令，打开―新建‖文件对话框（注意不能单击快捷栏上的―新建‖ 图标或直接按―Ctrl＋N‖快捷
键，这样 Word 会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开―新建‖文件对话框），点击―其
它文档‖标签，并双击其中的―转换向导‖项目（但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自
动启动 Office2000 或 XP 的安装程序，并会提示你插入 Office2000 光盘），再顺着向导一步一
步操作。利用该向导既可以将 WORD/XP 中所有支持的文件格式批量转换成WORD/XP 格式，
也可以将 WORD/XP 格式批量转换至 WORD/XP 中所有支持的文件格式，包括RTF 文件、
WEB 页文件、WPS 文件、Lotus 1…2…3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等，相信这个强大
的功能会给你带来很大的方便。
PPT 技巧终极大全
讲演是沟通，好像是在聊天一样，所以语速不要太快，说话的时候，眼睛不要只看屏幕
和电脑，要和主要听众有眼光上的交流。通过这种反馈，你可以控制节奏，决定哪些内容可
以多停留一些，哪些可以直接跳过。
【1】 谁来听？……确定受众
【2】 谁来讲？……讲话的人，也很重要
【3】 讲什么？……确立目标，设计内容
【4】 怎么讲？……细节决定成败
【5】 在排练中发现问题。………认真对待每一件事
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【6】 任何时候都要关注结果。………结果最重要
【7】 PT 只是信息时代的一种时髦工具。如何应用它，完全取决于我们自己。
无论我们怎么用它，它都只是我们自身的一种投射，它反映出我们的思维习惯，我们
的工作态度、专业品质，我们团队合作的意识，我们理解产品的角度、我们不懈努力的生活
勇气
默认情况下 PPT 加了背景音乐只是在插入的单页有效，下一页就没有了，如果每页都这
么加一下，那么每页出来的音乐都是从头开始放。但是很多时候我们希望 PPT 演示过程中持
续播放一首背景音乐，翻下一页的时候不影响音乐的播放。
PPT 全程背景音乐设置办法如下 （以 PowerPoint 2007 为例）：
1。 打开 “插入”…》“声音”…》“文件中的声音”，插入准备好的声音文件（MP3 或
WAV 等等，假设现在插入了 “今天你要嫁给我。mp3”）；
2。这时系统会弹出对话框，询问 “您希望在幻灯片播放时如何开始播放声音”，单击 “自动”
以便显示幻灯片时播放声音，此时幻灯片上有一个 “喇叭”图标出现；
2。 单击选中 “喇叭”图标，选择 “动画”…》“自定义动画”；
3。 单击窗口右侧 “自定义动画”对话框中 “今天你要嫁给我。mp3”右侧下拉箭头，
选中 “从上一项开始”，再单击 “效果选项”；
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4。 在 “效果选项”设置页面， “停止播放”的默认选项是 ＇单击时＇ ，根据你的需
要，想让背景音乐在 “X”张幻灯片内存在，就在 “停止播放”选项中选择 “在 X 张幻灯
片后”，其中 X 代表你想要背景音乐持续存在的幻灯片数量。
如果想添加全程背景音乐，只需在第一张幻灯片上插入音乐文件，将 “停止播放”选项后的
“X” 改成幻灯片的总数即可。
同理，也可以在幻灯片的不同阶段插入不同的背景音乐，比如第 1 到 10 张用背景音乐 “爱你
一万年。mp3”，第 11 张到最后用背景音乐 “月亮代表我的心。mp3”等
■在 PPT 演示文稿内复制幻灯片
要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的 “大纲”或 “幻灯片”选项中，选择要复制的
幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按 Shift 键；若不按顺序选取幻灯片，
请在单击时按 Ctrl 键。然后在 “插入”菜单上，单击 “幻灯片副本”，或者直接按下
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“Ctrl＋shift＋D”组合键，则选 中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。
■Powerpoint 自动黑屏
在用 Powerpoint 展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片
影响学生的学习注意力可以按一下 “B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下 “B”键
即可恢复正常。按 “W”键也会产生类似的效果。
■将幻灯片发送到 word 文档
1、在Powerpoint 中打开演示文稿，然后在 “文件”菜单上，指向 “发送”，再单击 “Microsoft
Word”。
2、在 “将幻灯片添加到 Microsoft word 文档”之下，如果要将幻灯片嵌入 word 文档，请单
击 “粘贴”；如果要将幻灯片链接到word 文档，请单击 “粘贴链接”。如果链接文件，那么
在 Powerpoint 中编辑这些文件时，它们也会在word 文档中更新。
3、单击 “确定”按钮。此时，系统将新建一个 word 文档，并将演示文稿复制到该文档中。如
果 word 未启动，则系统会自动启动 word。
■让幻灯片自动播放
要让 powerpoint 的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单
中执行 “显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从 PPT 改为 PPS 后再双击它即
可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。
■增加 PPT 的 “后悔药”
在使用 powerpoint 编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的 “撤消”按钮，
即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下 Powerpoint 最多只能够恢复最近的 20 次操作。
其实，powerpoint 允许用户最多可以 “反悔”150 次，但需要用户事先进行如下设置：在 “工
具－选项”，击 “编辑”选项卡，将 “最多可取消操作数”改为 “150”，确定。
■PPT 中的自动缩略图效果
你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次
单击后还原。
