Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第201部分

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2。5。8　　Web　查询保持　Excel　工作表总是最新　　Web　页上经常包含适合在　Excel　中进行分析的信　

息，例如，可以在　Excel　中使用直接从Web　页上获取的信息分析股票报价。但如果你需要经　

常更新信息就必须借助　Web　页上的最新信息。现在　Excel　　2002　可以用可刷新　Web　查询简化　

这个任务来创建新的可刷新　Web　查询，方法如下：　　在浏览器中浏览要查询数据的　Web　页，把　

数据复制并粘贴到　Excel　工作表中。在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘　

贴选项智能标记右边的箭头，再单击创建可刷新的　Web　查询，在新建　Web　查询对话框中，　

点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。　　在　Excel　中可以手动或自动刷新这个　

数据。手动刷新方法如下：在外部数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选　

中你想要的选项的复选框。　　注意：当你从Web　站点获取数据时，可能会丢失一些格式或内容，　

像脚本、gif　图像或单个单元中的数据列表。　　　　

2。5。9　　在　Excel　中进行快速计算　　查看一系列单元格的最大值的操作方法：　　选择你感兴趣的单　

元格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。　



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如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你　

就可以在状态栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外，　

你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量（选择计数值），或者计算已填充单元格的数　

量（选择计数）。　　　　

2。5。10　　自动筛选前10　个　　有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前　n　个　

最大值或最小值，解决的方法是使用“前　10　个”　自动筛选。当你在自动筛选的数值字段下拉列　

表中选择“前　10　个”选项时，将出现“　自动筛选前10　个”对话框，这里所谓“前　10　个”是一个一般　

术语，并不仅局限于前　10　个，你可以选择最大或最小和定义任意的数字，比如根据需要选择　

8　个、12　个等。　　　　

2。5。11　　同时进行多个单元格的运算（微软Office　技巧大赛获奖作品）　　如果我们现在有多个单　

元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用“选　

择性粘贴”功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。　　我们要将　C1、C4、C5、　

D3、E11　单元格数据都加上　25，那么可以这样做：首先在一个空白的单元格中输入　25，选中　

这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”　。然后按住Ctrl　键依次点击　C1、C4、C5、D3、E11　

单元格，将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框　

中勾选“运算”框内的“加”选项，点击“确定”　。现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被　

加上了　25　。　　　　

2。5。12　　让　Excel　出现错误数据提示　　Excel　除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条　

件并进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息”，也可以在　

用户输入了非法数据时提示“错误警告”　。　　选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，　

单击“输入信息”选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，输入标题，如“注意”，输入　

显示信息如“这里应输入负数！”　　，单击“确定”按钮。此后，再选定那些单元格或单元格区　

域时，Excel　将自动提示上述信息。　　另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单　

元格区域，再设置“出错警告”信息，方法是：选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命　

令，单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，选择警告样式，　

输入标题如“警告”，输入出错信息如“不能输入正数！”，然后单击“确定”按钮即可。此后，如果　

你在指定的单元格中输入了正数，Excel　将警告你“不能输入正数！”　　　　

2。5。13　　用“超级连接”快速跳转到其它文件　　用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若你要　

切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到　

超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。　　

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第　6　节　　设置技巧　　

2。6。1　　定制菜单命令　　你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具→　自定义”命令，　

打开其中的“命令”选项卡，在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜　

单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的菜单项，菜单自动打开并出现　

一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令，只　

须打开菜单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示　

意图打开的情况下，打开菜单单击右键，选中“删除”命令即可。　　　　

2。6。2　　设置菜单分隔线　　Excel　工具栏按钮之间有分隔线，如果你喜欢，也可以在菜单中的命令　

之间添加分隔线。方法是：按住　Alt　键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距，则自动在中　

间添加分隔线；如果拖动方向为减小菜单间距，则自动去掉中间的分隔线。　　　　

2。6。3　　备份自定义工具栏　　在　C：　＼Windows　＼Application　　Data　＼Microsoft　＼Excel　文件夹中　

有个　Excel10．xlb　文件，这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的　

工具栏信息。所以，建议你将工具栏设置好后，为　Excell0．xlb　文件作拷贝，起个不同的名　



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字，以备随时载入，恢复你的工具栏。　　　　

2。6。4　　共享自定义工具栏　　如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话，你　

可以将它“附加”到一个工作簿中。单击“工具→　自定义→工具栏”，选择你的自定义工具栏，单　

击“附加”按钮，出现“附加工具栏”对话框，单击“复制”按钮，即可将工具栏添加到一个工作　

簿中。　　　　

2。6。5　　使用单文档界面快速切换工作簿　　Excel　　2002　采用了单文档界面，每打开一个工作簿，　

都会在任务栏中显示出来。因此，你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿，而不必　

在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。如果你的　Excel　　2002　没有此项功能，可按以下方法　

设置：单击“工具→选项”命令，单击“视图”选项卡，选中“任务栏中的窗口”复选框，单击“确　

定”按钮即可。　　　　

2。6。6　　自定义工具栏按钮　　单击“工具→　自定义”命令，打开“　自定义”对话框使　Excel　处于自定义　

模式，这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，　

我们可以完成好多自定义工作。　　1。使用“命名”改变工具按钮的名称；　　2。使用“复制按钮图像”可　

以将按钮的图标复制到剪贴板中，然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上；　　3。使　

用“编辑按钮图像”来调用按钮编　　

UID　　　　

Excel　　XP　的八则快速输入技巧　　

　　　　如果我们在用　Excel　　XP　处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可能会　

花费很大的精力。因此如何巧用　Excel　　XP，来快速输入信息就成为各个　Excel　　XP　用户非常　

关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。　　　　

1、快速输入大量含小数点的数字　　　　

如果我们需要在　Excel　　XP　工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，　

我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入　0。05　这个数字时，我们会　

把“0。05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面　

的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降　

低。其实，我们可以使用　Excel　　XP　中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，　

从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在　Excel　　XP　的编辑界面　

中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“　自动设置小数点”复选　

框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入　

带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在　

某单元格中键入　0。06　的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为　2，然后直接在指定单元格　

中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0。06”，怎么样简单吧？　　　　

2、快速录入文本文件中的内容　　　　

现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成　Excel　　

XP　的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单　

上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要在　Excel　　XP　中巧　

妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨　

大工作量了。使用该功能时，您只要在　Excel　　XP　编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数　

据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按　

下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就　

可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。　　　　

3、快速输入大量相同数据　　　　

　　　　如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个　

地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相　



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邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元　

格。若某些单元格不相邻，可在按住　Ctrl　键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要　

填充的某个数据。按住　Ctrl　键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。　

　　　　

4　、快速进行中英文输入法切换　　　　

　　　　一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要　

我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实　

现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适　

的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME　模式”标签，在“模式”框中选择打开，　

单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME　模式”　

选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才　

设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。　　　　

5、快速删除工作表中空行　　　　

　　　　删除　Excel　　XP　工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但　

这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使　

用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击　

菜单栏中的“　　插　　入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序　

填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有　

空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包　

含多少空行，您就可以很快地删除了。　　

6、快速对不同单元格中字号进行调整　　　　

在使用　Excel　　XP　编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符　

数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显　

示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调　

整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先　

新建或打开一个工作簿，并选中需要　Excel　　XP