Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第202部分

按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！



新建或打开一个工作簿，并选中需要　Excel　　XP　根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其　

次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体　

填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长　

度超过了单元格的宽度，Excel　　XP　能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使　

数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小　

字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。　　　　

7、快速输入多个重复数据　　　　

在使用　Excel　　XP　工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据；如果依次输入，无疑工　

作量是巨大的。现在我们可以借助　Excel　　XP　的“宏”功能；来记录首次输入需要重复输入的数据　

的命令和过程；然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上；当按下组合键时；　

计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作：首先打开工　

作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并　

从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设　

定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记　

录复制。　　　　

8、快速处理多个工作表　　　　

　　　　有时我们需要在　Excel　　XP　中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某　

一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这　

样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1042　　


…………………………………………………………Page　1043……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下　

方法：首先按住“Shift〃键或“Ctrl〃键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻　

的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹　

出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，　

将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范　

围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、　

列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选　

项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单　

元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，　

则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。　　

UID　　　　

高效办公　Excel　排序方法〃集中营〃　　

　　　　　　排序是数据处理中的经常性工作，Excel　排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和　

数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍　Excel　　2000/XP　的数据排序方法。　　　　

　　　　一、数值排序　　　　

　　　　1。RANK　函数　　　　

　　　　RANK　函数是　Excel　计算序数的主要工具，它的语法为：RANK　　　　　　　　　　　　　　（number，ref，order　），　

其中　number　为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref　是对参与计算的数字单元格区域的　

绝对引用，order　是用来说明排序方式的数字（如果　order　为零或省略，则以降序方式给出结　

果，反之按升序方式）。　　　　

　　　　例如图　1　中　E2、E3、E4　单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：在　

F2　单元格内输入公式“=RANK　　（E2，E2：　　E4　）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排　

名是　2　。再将　F2　中的公式复制到剪贴板，选中　F3、　　F4　单元格按　Ctrl＋V，就能计算出其余两　

个车间的产值排名为　3　和　1。如果　B1　单元格中输入的公式为“=RANK　（E2，E2：E4，1）”，　

则计算出的序数按升序方式排列，即　2、1　和　3　。　　　　

　　　　需要注意的是：相同数值用　RANK　函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字　

的序数空缺。假如上例中　F2　单元格存放的数值与　　F3　相同，则按本法计算出的排名分别是　3、　

3　和　1　　（降序时）。　　　　

　　　　2。COUNTIF　函数　　　　

　　　　COUNTIF　函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为　COUNTIF　　（ra　

nge，criteria　）。其中　range　为参与统计的单元格区域，criteria　是以数字、表达式或文本形式　

定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。　　　　

　　　　仍以图　1　为例，F2　单元格内输入的公式为“=COUNTIF　　（E2：E4，　　〃》〃&E2　）＋1”。计　

算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、　　1　和　3　。　　　　

　　　　此公式的计算过程是这样的：首先根据　E2　单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个　

逻辑表达式，即“》176。7”、“》167。3”等。　　COUNTIF　函数计算出引用区域内符合条件的单元格　

数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，　

对重复数据计算得到的结果与　RANK　函数相同。　　　　

3。IF　函数　　　　

　　

　　　　Excel　自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF　函数结　

合，可以计算出没有空缺的排名。以图　1　中　E2、E3、　　E4　单元格的产值排序为例，具体做法　

是：选中　E2　单元格，根据排序需要，单击　Excel　工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即　

可使工作表中的所有数据按要求重新排列。　　　　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1043　　


…………………………………………………………Page　1044……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



　　

　　　　假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从　1　到　n　　（n　为自然　

数）的排名。可以在　G2　单元格中输入　1，然后在　G3　单元格中输入公式“=IF　　（E3=E2，　　G3；　

G3＋1　）”，只要将公式复制到　G4　等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。　　　　

　　

　　　　二、文本排序　　　　

　　

　　　　选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，　　Excel　提供了比较好的解决办法。如果您要将　

图　1　数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：　　选中排序关键字所在列（或行）的首　

个单元格（如图　1　中的A1　），单击　Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按　

钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列　

排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图　2　）。如果您的数据带有标题行（如图　1　中的“单位”之　

类），则应选中“有标题行”　（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，　

选中排序方式（“升序”或“降序”　）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。　　　　

　　

　　　　此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。　　　　

　　

　　　　三、自定义排序　　　　

　　

　　　　如果您要求　Excel　按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，　

前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击　Exc　

el“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“　自定义序列”选项卡（图　3　）。选中左边“　自　

定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、　　

“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之　　　　

　　　　间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可　

以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用　

以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“　自定义序列”　中备用（图3　）。　　　　

　　　　使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话框中的“　自　

定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后　

根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。　　　　

　　　　需要说明的是：　　显示在“　自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方　

法参与排序，请读者注意　Excel　提供的自定义序列类型。　　

UID　　　　

谈谈　Excel　输入的技巧　　

　　　　　　在　Excel　工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指　

文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和　

输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在　Excel　中输入各种　

类型数据的方法和技巧。　　　　

　　　　一、输入文本　　　　

　　　　Excel　单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，　

每个单元格中最多可容纳　32000　个字符数。虽然在　Excel　中输入文本和在其它应用程序中没　

有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在　Word　、PowerPoint　的表格中，当在单　

元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开　

头，在　Excel　的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1044　　


…………………………………………………………Page　1045……………………………………………………………

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　



动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在　

单元格中输入硬回车，即按住　Alt　键的同时按回车键。　　　　

　　　　二、输入分数　　　　

　　　　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，　

在　Excel　中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车　

键则显示“1　月　2　　日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在　

分数前输入“0”　　（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入　1/　

2　时，则应该输入“0　　1/2”　。如果在单元格中输入“8　　1/2”，则在单元格中显示“8　　1/2”，而在编　

辑栏中显示“8。5”　。　　

三、输入负数　　　　

　　

　　　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“…”作标识，也可将数字置在括号内来标识，　

比如在单元格中输入“　　（88　）”，按一下回车键，则会自动显示为“…88”　。　　　　

　　

　　　　四、输入小数　　　　

　　

　　　　在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，　

当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量　

带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：　

选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“　自动设置小数点”复选框，　

并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自　

动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加　3　

个零，变成“88　　000”，就在“位数”微调框中输入“…3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加　3　

位小数，变成“0。088”，则要在“位数”微调框中输入“3”　。另外，在完成输入带有小数位或结尾　

零字符串的数字后，应清除对“　自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只　

是要暂时取消在“　自动设置小数点”　中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。　　　　

　　　　五、输入货币值　　　　

　　　　Excel　几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel　

2000　完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币　

值，Excel　会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住　

Alt　键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。　　　　

　　　　六、输入日期　　　　

　　　　E